探索專案管理系統的真相
我們公司是一家專注於實務專案管理的顧問公司，並且是Microsoft Project與Portfolio管理的Silver Partner。作為專案管理領域的專業顧問，我們經常與各種企業合作，幫助他們導入高效的專案管理系統。今天，我想分享一個關於導入專案管理系統的實際故事，並剖析一些企業在導入專案管理時可能會遇到的問題。
專案管理工具：只是軟體，還是關鍵成功因素？
有一家企業在考慮導入專案管理系統時，與我們的顧問進行了數次需求訪談。他們告訴我們，他們已經購買了Microsoft Project軟體並建置了Microsoft Project Server，並期待僅透過簡單的1-2天培訓，讓員工學會如何使用這些工具來進行專案管理。
事實：購買工具不等於導入專案管理
這個案例顯示，很多企業錯誤地以為，只要購買了專案管理工具（如Microsoft Project），便可以輕鬆導入專案管理系統，實現高效運作。事實上，這種想法往往是錯誤的。導入專案管理系統需要的不僅僅是購買工具，更需要一整套完整的專案管理流程和人員培訓。
客戶需求：從簡單監控到高效協作
在進一步的溝通中，我們發現，這家企業真正的需求並不僅僅是專案管理，而是需要一套雲端版的員工工作狀況監控系統，透過此系統，高階主管能夠隨時查看專案進度、預算使用情況以及員工的工作狀態。
他們希望能夠使用系統來即時掌握專案進度，並能夠在發現問題時迅速采取措施。例如，當專案進度延後或預算超支時，系統會自動以燈號方式提醒，並顯示負責人的詳細資訊，讓高階主管能夠快速介入並解決問題。
解決方案：專案管理資訊系統（PMIS）
為了達成這些需求，企業需要一個專業的專案管理資訊系統（PMIS），該系統不僅能夠追蹤專案的進度與成本，還可以協助監控人力資源的使用情況，並根據專案的需求進行調整。
然而，儘管這家公司已經投入大量資金於工具的購置與建置，但卻忽略了專案管理的核心——有效的人員管理與培訓。專案管理不是僅僅依賴工具，更是依賴正確的管理思維和流程。
工具與人員的平衡：關鍵成功因素
當我與客戶進一步探討後，我發現他們的專案管理理念中存在一個誤區——他們過分依賴工具，忽視了專案管理的實質運作。事實上，專案管理系統如同外科醫生的手術刀，沒有正確的使用方法，即便再高效的工具也無法發揮其應有的作用。
成功的專案管理需要正確的工具與方法
結合上述案例，我們可以看到，即使公司投入了大量資金購買專案管理軟體，如果沒有正確的管理理念和有效的員工培訓，專案仍然可能失敗。因此，成功的專案管理不僅需要選擇對的工具，還需要依賴經驗豐富的專案經理來管理專案的整個生命周期。
如果您希望提升專案管理能力，我們建議您參加ProjectClub提供的專案經理菁英班，學習如何在專案管理中充分發揮硬實力和軟實力，進一步提升企業運營效率。
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
