工作 vs. 專案：你真的了解它們的差異嗎？
當你聽到 「工作」和「專案」 這兩個詞時，是否曾經思考它們的真正區別？這似乎是一個簡單的問題，但如果深入探討，你會發現兩者的 本質、目標和管理方式 都截然不同。
作為一位曾經考取 PMP (國際專案管理師) 資格的專業人士，我特別回顧了 PMBOK (專案管理知識體系指南)，透過這篇文章來幫助大家釐清這個問題。
什麼是工作？什麼是專案？PMBOK 的定義
根據 PMBOK 指南，兩者的主要差異如下：
工作 (Task / Operation)：
重複性高，遵循組織既有流程，並由個人獨立完成，而且需要在特定時間內完成，但較為靈活。
專案 (Project)：
目的是創造 獨特的產品、服務或成果，是 「臨時性的」，有明確的開始與結束時間，而且需要 團隊合作，並有不同任務的前後順序
每個任務有 開始與完成日期、工期限制
簡單來說，所有專案都是工作，但不是所有的工作都是專案！
如何判斷你的工作是否為專案？
你是否遇過這樣的情境？
主管交辦你一項工作，你需要在 限定時間內完成，但這項工作可以 獨立執行，不需要其他人參與？ → 這是「工作」！
主管指派了一個 需要多個部門協作 的任務，像是開發新產品、組織一場活動、導入新的企業管理系統，甚至是建置公司網站？ → 這是「專案」！
簡單判斷法：
- 獨立完成的，通常是工作
- 需要團隊協作，有前後順序限制的，通常是專案
工作管理 vs. 專案管理：你的方法正確嗎？
許多人會用 Excel 來管理專案，但這其實是一個常見的錯誤！
常見錯誤：用 Excel 管理專案
輸入每個任務的開始與完成日期，看似專業，其實是錯誤的專案繪圖！
無法動態調整專案時間表，當某個任務延遲，整個專案可能無法準時完成
缺乏 關鍵路徑 (Critical Path) 管理，無法真正追蹤進度
正確的專案管理方法
使用專業專案管理工具，例如：
- Trello / Asana / Monday.com → 適合小型團隊
- Microsoft Project → 適合企業級專案
- JIRA → 適合敏捷開發 (Agile)
應用關鍵技術：
- WBS (工作分解結構)，拆解任務，讓團隊更易管理
- 甘特圖 (Gantt Chart)，可視化專案進度
- 關鍵路徑法 (CPM)，確保專案如期完成
專案管理小技巧：讓你的工作更高效
使用專案管理工具，避免手動管理 Excel
確保任務之間的「前後順序」，以免影響進度
定期回顧進度 (Weekly Review)，確保團隊朝向目標前進
學習 PMP 知識，了解 專案管理 5 大流程 (啟動、規劃、執行、監控、結束)
讓你的專案管理更上一層樓！
現在你已經了解 工作與專案的根本差異，以及如何避免管理上的錯誤。下一步，試試這些 專案管理工具，並將這些技巧應用在你的日常工作中！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
