在執行一個新專案時，清晰的專案範疇定義是成功的關鍵，因為它能確保所有團隊成員對專案目標與執行範圍有一致的理解，避免後續出現誤解或方向偏離。一份詳細且明確的交付清單，不僅能確保團隊在執行過程中保持步調一致，也能大幅提升專案的效率，減少資源浪費。
為什麼專案範疇這麼重要？
在專案管理中，範疇界定得愈清楚，愈能確保專案順利執行。缺乏明確的範疇，可能導致團隊無法確定優先事項，甚至讓專案範圍不斷擴張，影響整體進度與資源分配。因此，透過系統化的方法來界定專案範疇，能夠減少變更帶來的風險，確保資源能夠高效運用。
以下是簡單易懂的七大步驟，帶你輕鬆掌握專案範疇，讓專案從一開始就能穩健前行！
步驟1：設定專案方向
首先，與發起人或關鍵利害關係人進行訪談，確保專案目標明確。你需要思考這個專案的核心目標是什麼、需要解決哪些問題，以及預期的主要成果為何。這些討論將有助於確立專案的大方向，讓後續步驟更加順利。
步驟2：訪談與需求蒐集
確立方向後，接下來要訪談重要的利害關係人，收集他們的需求與期望。這可以透過團隊會議、問卷調查、電子郵件訪談，或者運用 Google Drive、SharePoint 或 Office 365 來整理資料。在這個階段，確保明確定義哪些內容超出專案範圍，以避免後續需求不斷增加而影響進度。
步驟3：排列需求優先順序
在收集到需求後，你需要對它們進行分類，確保專案的重點明確。首先確定哪些是絕對必要的功能，哪些是可選但對專案有幫助的，還有哪些是可以視資源狀況決定是否納入的次要功能。這種方式能讓專案更聚焦於核心需求，確保資源的有效運用。
步驟4：深入分析細節
接下來，針對確認的需求進一步探討，確保它們合理可行。深入了解各需求的目標、所需完成的工作，並思考是否可以整合部分功能來提高執行效率。這個步驟能幫助進一步縮小專案範圍，避免資源浪費，確保所有目標都能高效達成。
步驟5：確認可行性
分析後，評估每項需求的時間、成本與資源需求。確認哪些需求符合專案的預算與時程，是否有更簡單的替代方案可以達成相同的目標，或是有沒有可以刪減的項目來降低執行風險。透過這些分析，你可以確保專案計畫可行且穩健。
步驟6：確認最終需求清單
現在，你應該擁有一份清晰且可行的最終需求清單，這份清單應該包含確認後的需求項目、它們的優先級，以及具體的交付成果與預期效益。這份文件將成為專案範疇的基礎，幫助團隊清楚了解各項需求的範圍與重要性。
步驟7：獲得批准與簽名
最後，讓專案相關人員確認範圍，取得書面批准，確保所有人對專案範疇有共識。將文件存放在雲端平台，如 Google Drive 或 SharePoint，讓團隊成員可以隨時存取，確保專案執行過程不會偏離方向。
總結
透過這七個步驟，你將能夠有效掌握專案範疇，從確立專案目標、收集需求、篩選優先順序，到確認可行性與最終需求清單，確保專案順利推進。清晰的專案範疇不僅能提升執行效率，也能降低因需求變更而產生的風險。掌握這些方法，你的專案管理將更有條理，團隊合作也會更加順利，讓專案朝向成功穩步前進！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
