提升效率與成功率的關鍵
在現代企業經營中，專案管理已成為提升效率與競爭力的核心要素。如果我們將導入專案管理比作一場手術，那麼專案管理工具就如同外科手術中的手術刀——它不僅僅是輔助工具，更是決定專案成功與否的重要關鍵。
然而，許多企業在導入專案管理工具時，往往誤以為只要購買了一套專案管理軟體，就等於成功導入專案管理。但事實上，成功的專案管理，並非單靠工具本身，而是由三大核心元素共同構成：人、系統、工具。這三者環環相扣，唯有有效整合，才能真正發揮專案管理策略的價值。
你的管理方式正確嗎？
你是否在用對的專案管理思維來做事，還是仍然依靠傳統思維在管理專案？
去年，我受台灣微軟公司邀請參加一場專案管理論壇，與一位學者及企業高階主管共同探討專案管理的挑戰與機會。學者分享了一個發人深省的故事：
有一家公司希望導入專案管理制度，於是聘請顧問公司評估，對方建議至少需要一年的時間與可觀的費用來完成。但這家公司未接受該評估，轉而選擇購買專案追蹤工具，並嘗試以最佳專案管理實務來改變原有的作業方式。
令人驚訝的是，幾個月後，該公司發現專案執行方式已大幅改善，專案績效也顯著提升。這個案例證明了：使用正確的專案管理工具與最佳實務，確實能有效提升專案執行效率。
為什麼選擇合適的工具如此重要？
作為從事 Microsoft Project 教育訓練超過 18 年的專業人士，我深知一款優秀的專案規劃工具能帶來的改變。根據美國專案管理期刊的調查（Fox and Spence），在 1000 位專案管理學會成員中，有 48.4% 使用 Microsoft Project，顯示這款工具確實符合專案管理最佳實務。
然而，在台灣最多企業使用的專案管理工具卻是 Microsoft Excel。但問題是，許多企業雖然用 Excel 進行專案排程，卻沒有針對 Excel 進行任何專案管理訓練，導致工具的潛力未能充分發揮。
工具的誤用導致專案管理的失敗
即使是 Microsoft Project 這樣強大的專案管理解決方案，許多企業仍然將它用錯方式。例如，部分用戶僅將其當作繪製“唬人”甘特圖的工具，卻未真正用來進行專案排程、資源分配與進度追蹤。這種錯誤的使用方式，導致企業多年來仍未發現專案管理效率的真正價值。
下圖為一位使用Microsoft Project 至少5年以上資深的外企IT領導規劃的
你看到出來這份甘特圖規劃哪裡錯誤嗎？
下圖為一位教了許多年Microsoft Project 老師所規劃的
你又看到出來這份甘特圖規劃哪裡錯誤嗎？
由工具提供正確的專案思維
總而言之，我需要強調：
工具提供給我們一個正確的專案管理思維，用正確的方式來使用工具的確可以加速專案執行的效率，但請大家一定要“遵循?正確的使用方式與思維才能有效的改變專案管理的方式。
成功專案管理的核心要點
1.善用專案管理工具，提升效率
- 選擇合適的專案管理軟體，如 Microsoft Project、Trello、Asana 等。
- 充分學習工具的最佳實務，讓其發揮最大效能。
2.掌握專案管理的三大核心要素
- 人：專案團隊的溝通與協作至關重要。
- 系統：建立標準化流程，確保專案有序推進。
- 工具：選擇適合的任務管理工具來支援專案執行。
3.避免常見專案管理錯誤
- 只購買專案管理軟體，卻未真正導入專案管理思維。
- 只用工具做簡單的專案排程，而未運用其完整功能來追蹤與優化專案。
- 未針對專案管理工具進行專業訓練，導致工具使用效果大打折扣。
結論：用正確的工具提升專案管理效率
企業若想成功導入有效的專案管理，絕對不能僅僅依賴工具，而是要將人、系統、工具三者結合，建立一個完整的專案管理框架。
如果你是專案經理，或者是企業負責人，請務必思考：
你現在的專案管理策略是否真的有效？
你是否選擇了最適合的專案追蹤工具？
你的團隊是否真正掌握了最佳專案管理實務？
透過正確的專案管理思維，我們可以讓專案管理更高效、更精準，進而提升企業的生產力與成功率！
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
