人力資源用量報表解決什麼問題
『人力資源用量表』通常會用在兩個階段，第一個階段是在專案啟動階段，專案經理先盤點專案需要哪些資源，接著完成一份『人力資源用量表清單』
由於專案還沒啟動，相關專案細節還沒確認，任務負責人便還沒到位，此時，會先用一個通用名稱來表示人力資源，例如：
土木工程師、電機工程師、機械工程師等等，同時還會包含需要多少用量，例如：需要多少人月，以及需要的時間點與何時結束等資訊。
以下為利用Excel 所製作出來的『人力資源用量表』
第三個階段則是在規劃階段，專案經理帶領團隊展開工作任務，每個任務需要的資源便會一一到位，此時，透過『人力資源用量表』可以很清楚的掌握每個任務由哪個人力資源負責。
由於有些任務有相依性，因此，當任務的延後或提前開始時，原先每一個階段的檢查點或稱之里程碑的時間也會隨時變更，因此，『追蹤甘特圖』也應該能夠預估根據實際狀況最終里程碑的完成時間點，如下圖所示：灰色為原定的專案計劃，根據工作之間的關係，預計在4/18完成，然後，實際上，由於任務延後開始，MS Project便會自動推算出以這樣的進度來看，預計在5/2才能完成。
用MS Project來做人力資源用量表
『人力資源用量表』與『甘特圖』最大的差別在於：
『人力資源用量表』的第一個欄位為“資源名稱”；『甘特圖』則為“任務名稱”
兩者的右邊同樣以長條圖的方式來呈現何時開始與何時結束。
下圖為以MS Project 為例，所製作出來的報表，其中上方為『甘特圖』，下方則為『人力資源用量表』，MS Project 的報表名稱為『團隊規劃』。
『甘特圖』報表的長條圖，除了呈現每個任務的時間長度外，還能呈現哪個任務為『關鍵任務』(紅色的長條圖)，以及每個任務目前的進度完成百分比。
『人力資源用量表』或稱『團隊規劃』的長條圖同樣呈現任務所需要的時間長度，如果該任務已延誤，則會用灰色的色塊來呈現，同時，長條圖藍色的深淺則可掌握目前該任務的進度完成百分比。
另外，由於每個資源可能同時運作一個以上的任務，因此，資源用量過度時，MS Project 的『團隊規劃』圖表則會將資源名稱的字型以紅色顏色來呈現，以表該資源過渡分派需要進行『資源撫平』才能解決，同時，右邊的長條圖則會顯示何時發生過渡分派以及多長時間。
Excel也可以做人力資源用量表哦!!
如果我們利用Excel 來呈現『人力資源用量表』，其作法也很像甘特圖，只是由於一個人力資源可能需要負責多個任務，此時，便可以用Excel 所提供的『組成群組』功能達到這個目的。
下圖是利用Excel所製作出來的『人力資源用量表』，其中右邊的長條圖顯示每個資源何時有任務需要進行，並顯示每個任務的進度完成百分比，藉此，當專案經理需要跨部門借用人力資源時，便可以知道該資源何時有時間可以使用。
(以上報表透過『超Easy 專案工作管理術』所提供的範本自動產生)
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
