在專案管理的世界裡，專案成功的關鍵，往往取決於Kick-off Meeting（專案啟動會議）的準備是否充分。許多專案經理（Project Manager, PM）可能以為，只要等到會議當天，由高層來說明專案方向，自己負責協調就好。但事實上，專案在正式啟動之前，PM就需要完成多項關鍵準備工作，否則將陷入手忙腳亂的窘境。
這篇文章將深入解析專案啟動前的4大核心步驟，幫助專案經理有效控管專案範疇、確保利害關係人對齊目標、掌握資源配置，為專案成功奠定基礎！
Buy-in 專案團隊成員
啟動會議要執行的工作很多，相對的前置工作也不會太過輕鬆的，以下我們以一個案例來說明究竟在專案啟動之前，專案經理有哪些重要的工作該進行吧。
突如其來的任務指派
你是一家上市公司的產品部主管，一日接到老闆的指令，要他擔任某個專案的專案經理，小陳在沒有任何心理準備與選擇的情況下就接下了這項任務，如果你是個久經職場歷練的老江湖，你應該多少也嗅到一些不尋常的氣味：
「這是個什麼樣的專案？」
「為什麼會叫我來做？」
「老闆怎麼都沒有事先告知我呢？」
就在你腦袋裡面有一堆問題打轉時，老闆已經拍拍你的肩膀跟你說：
「小陳，就這麼決定了，這個專案除了你沒有人可以擔負。」
就在你仍驚魂未定之時，老闆又補充了一句：
「這個專案研發部、行銷部、業務部都會參與，你要好好協調才行，這樣吧!下個禮拜你召開會議請大家過來，我一次把專案的目標說明一下吧。」
這時你除了回答「好的」大概一時之間也想不到該做些什麼了，就等待會議時老闆的指示。
如果你是這樣想的，那你就大錯特錯了，本篇就要談談在專案啟動前，身為專案經理的你該先做些什麼樣的功課。
Step 1：
釐清專案需求、資源與關係人
專案經理的第一個任務，就是在正式會議前先弄清楚「我們的專案到底要做什麼？」
當老闆突然指派你負責專案，你的第一個反應或許是：「這個專案的範圍有多大？會影響哪些部門？為何由我負責？」這些問題的答案，往往掌握在你的主管手中，因此，你應該儘快與他們會談，確認專案的核心要素，包括：
- 專案目標 – 這個專案的最終成果是什麼？
- 專案範圍 – 涵蓋哪些功能或業務範圍？
- 專案資源 – 你能動用哪些人力、技術、預算？
- 關鍵利害關係人 – 誰會影響或決定專案的成敗？
這些資訊將決定你後續的專案計畫與管理策略，務必完整掌握，否則將影響專案執行的順暢度。
Step 2：
取得正式授權，確保專案執行力
熟悉專案管理的朋友一定知道，「專案章程（Project Charter）」是專案經理獲得正式授權的關鍵文件。如果你只是「被告知」負責專案，但沒有書面授權，那麼你可能無法有效指導團隊或向其他部門請求支援。因此，你需要爭取更明確的授權，例如：
✅ 專案團隊管理權限：確保專案成員的工作由專案經理指派，以確保進度。
✅ 資源分配權：專案經理應擁有一定的資源調度權，避免影響專案執行。
✅ 績效考核影響力：讓專案經理能夠對團隊成員的績效提出評估與建議。
提醒：不要只接受口頭授權，請確保這些權限在 Kick-off 會議 上，由高層當面宣告，確保所有利害關係人了解專案經理的決策權限。
Step 3：
與關鍵利害關係人事前溝通，爭取支持
專案成敗往往取決於 跨部門合作，而 利害關係人管理 (Stakeholder Management) 是專案管理的核心之一。
專案經理應提前溝通的對象：
- 研發部 (R&D Team)：確保技術資源與開發時程符合專案需求。
- 行銷部 (Marketing Team)：確認專案的市場定位與推廣計畫。
- 業務部 (Sales Team)：確保產品符合市場需求，並與客戶需求一致。
✅ 溝通重點：
1️⃣ 明確說明專案目標與範疇
2️⃣ 了解關鍵利害關係人的需求與期待
3️⃣ 收集專案可行性的回饋，調整執行策略
關鍵提醒：提前與核心利害關係人溝通，不僅能降低阻力，也能提高專案執行的順暢度。
Step 4：
制定專案執行計畫 (PEP)，統一專案標準
不同部門的工作習慣不同，有些人習慣用Excel管理專案，有些人用專案管理工具（如Trello、JIRA），如果不事先規範好，整個專案的運作將變得混亂無章。因此，在專案正式啟動前，PM應該建立專案執行計畫（Project Execution Plan, PEP），明確定義以下事項：
- 專案進度管理工具 (Project Management Tools)：如 Jira、Trello、Microsoft Project、Asana。
- 文件管理方式 (Documentation Standards)：統一存放專案文件，如 Google Drive、Confluence、SharePoint。
- 進度回報機制 (Status Reporting)：明確週報格式、回報頻率與審核流程。
確保專案標準化，可大幅降低資訊混亂與效率低落的風險。
PEP 不僅是專案的運行標準，更是專案經理提高效率的工具！
當你完成以上4大步驟，你不僅已經掌握專案需求、獲得正式授權、確保利害關係人的支持，也制定了明確的執行計畫，接下來，你就可以自信地召開專案啟動會議，讓團隊進入執行階段！記住，成功的專案來自於專案經理的精心規劃！想讓專案順利進行，前期準備絕對不能馬虎！
專案成功的關鍵，在於完善的啟動準備
專案經理的核心職責，不僅是執行專案，更是確保專案團隊能夠高效運作、減少風險並確保專案成功。
專案 Kick-off 會議前的 4 大準備：
✅ 釐清專案需求、資源與關鍵利害關係人
✅ 取得正式授權，確保專案管理權限
✅ 與關鍵利害關係人事前溝通，確保支持
✅ 制定 PEP，統一專案標準與工具
當這些前置作業準備妥當時，專案將能夠穩健推進，團隊成員也能更清楚自己的角色與責任，最終確保專案順利達成預期目標！
完善的啟動準備
作者：gipi
