跨部門合作，你一定會遇到的挑戰
在公司裡，除了要處理自己部門的事務，專案經理（Project Manager, PM）還常常需要和不同部門合作，甚至要組建跨部門專案團隊來應對新挑戰。這樣的團隊通常由不同部門的成員組成，而PM則負責協調與管理。但現實是，很多時候PM只是個「協調者」（Coordinator），沒有真正的決策權，因為人員管理和重要決策還是掌握在各部門主管（Functional Manager）手上。
這篇文章會帶你了解如何在跨部門專案中發揮影響力，讓專案順利推進，同時也幫助自己減少不必要的壓力！
跨部門專案管理的關鍵技巧
1. 要求正式授權，讓自己有話語權
通常，在專案正式啟動前，公司高層會開會確認專案的目標、時程和期待的成果。這時候，PM應該把握機會，確保自己擁有足夠的管理權限，例如：
決定專案成員的工作內容，避免資源被其他部門搶走。
讓專案成員集中辦公，減少溝通障礙，提高效率。
績效考核與專案表現掛鉤，讓團隊更有動力。
2. Kick-off 會議，讓大家對齊共識
專案啟動會議（Kick-off Meeting）是大家第一次正式對齊專案目標的重要時刻。作為PM，你需要：
清楚說明專案的目的、時程和期待的成果。
確認每位成員的角色與職責。
建立跨部門溝通機制，確保資訊順暢。
強調專案經理的決策權限，讓大家認可你的角色。
3. 處理好功能性主管，讓他們願意支持你
在跨部門專案中，你雖然是PM，但成員還是歸各自的主管管理。因此，與功能性主管（Functional Manager）建立良好關係，對專案的順利進行至關重要。
小技巧：
尊重並定期更新專案進展，讓主管感覺被尊重。
邀請主管參與關鍵決策，讓他們更願意配合。
讓主管看到專案帶來的價值，增加他們的支持度。
4. 建立專案執行計畫（PEP），統一工作方式
不同部門的工作習慣可能大不相同，有的用Excel、有的用JIRA，有的甚至不控管進度。因此，PM需要制定統一的專案執行計畫（Project Execution Plan, PEP），讓大家有共同標準。
統一專案管理工具（如 Trello、JIRA、Asana）。
標準化文件格式，減少混亂。
規範進度回報方式，讓大家的資訊同步。
5. 團隊凝聚力是專案成功的關鍵
跨部門合作容易讓人各做各的，專案經理的任務就是要讓大家對專案產生共同的使命感。
怎麼做？
舉辦團隊建立活動（Team Building），讓大家熟悉彼此。
強調專案成功的好處，讓成員願意投入。
適當激勵與表揚，提高士氣。
專案管理的核心是授權與溝通
跨部門專案的成功關鍵，在於專案經理如何爭取權限，並建立有效的溝通方式。無論是透過正式授權、Kick-off 會議、主管管理、專案執行計畫，還是團隊凝聚力，這些方法都能幫助你順利推動專案。
