專案管理的五大關鍵職責
專案章程是一份至關重要的文件，它概述了專案的目的、方法及如何成功執行專案。它不僅是專案啟動的基石，也是專案管理的核心文件。以下將介紹如何有效地撰寫專案章程，並詳細列出專案經理人應負責的五大主要職責。
1. 執行摘要：提供專案概覽
執行摘要的目的是為專案提供一個高層次的概述，簡明扼要地描述專案的目標、組織架構、計劃、風險、議題以及假設或限制。撰寫執行摘要時，保持簡短而有力，這部分的目的是快速讓讀者了解專案的核心內容。執行摘要應在完成其他章節後再進行撰寫，以確保其能具體且精確地反映整份章程的內容。
2. 專案定義：明確專案目標
專案定義比執行摘要更為詳細，但仍應保持高層次的概述。這一部分包括以下關鍵問題：
專案願景：描述專案最終的藍圖和使命。
專案目標：列出為實現願景所需達成的具體營運和技術目標。
專案範疇：界定專案的範圍，是新技術的實現，還是新流程、新應用的開發？
專案可交付成果：確定專案最終交付的具體成果，並保證其符合專案範疇、目標和願景。
3. 專案組織：界定角色與責任
這一部分描述了專案中涉及的所有角色及其責任。為了有效推動專案，需定義內外部客戶群，並確定利害關係人的角色。此外，對於專案團隊的結構和各方責任進行詳細描述，特別是利用矩陣圖表來界定不同角色的職責範圍。這不僅有助於管理團隊協作，還能在專案過程中清楚界定誰能批准變更或增加預算。
4. 專案計劃：制定可執行計劃
專案計劃是專案章程中的關鍵部分，提供專案完成的總體概念。這部分包括：
總體計劃：概述專案執行的步驟和時間表。
專案里程碑：列出專案的主要階段和成果。
附屬物與資源：列出專案所需的資源，包括財務和人力。
財務與品質計劃：預算管理與品質保證計劃。
這些內容構成了專案的基礎計劃，但需在專案規劃階段進行更詳細的完善。
5. 專案注意事項：風險與挑戰管理
即使對專案有充分信心，防範潛在風險和挑戰仍然至關重要。這部分應涵蓋：
風險管理：確定和分析可能影響專案的風險。
議題、假設與約束：指出影響專案進行的潛在問題，並列出專案所依賴的假設及限制條件。
只有確保這些潛在問題得以識別和管理，專案才可能順利完成。
結語
完成專案章程並獲得專案發起人的批准後，專案即可正式啟動。專案經理人必須掌握這些關鍵職責，並在專案管理過程中持續跟進，確保專案按計劃執行，達成預期成果。
