提升專案成功的關鍵策略
為了讓專案團隊在推進過程中更加順利，並提升團隊間的協作效率，以下是管理專案團隊的五項關鍵原則。這些原則不僅能夠幫助你建立更高效的工作氛圍，還能促使團隊成員充分發揮潛力，推動專案順利進行。
1. 專心聆聽 (Active Listening) 團隊成員的意見
每個團隊成員都希望自己的聲音被聽見，尤其在討論如何完成專案時，積極聆聽 (Listening) 他們的意見至關重要。專心聆聽 (Active Listening) 不意味著需要執行每個提議，因為有時候團隊成員的想法可能會有所衝突，但你應該給予每位成員足夠的發言機會，並透過詢問相關問題來深入了解他們的想法。在適當的時候，與成員進行有效溝通 (Communication)，解釋為何某些想法可能適合或不適合專案的需求。
2. 持續且全面地與團隊溝通 (Communication)
你有沒有曾經聽到過團隊成員在會議後表示：「我從來沒聽過這些！」？這樣的情況往往會導致專案進行中的意外失敗。事實上，溝通 (Communication) 並非一次就能達成，需要不斷重複。記住：「人們對於指令要聽到超過七次以上，才會真正採取行動。」這就像是市場行銷 (Marketing)，商家會多次通過不同的渠道與消費者溝通 (Communicate)，直到訊息深深印入腦海。作為專案經理人 (Project Manager)，你也應該以相同的方式，使用多樣的管道與團隊成員傳達訊息 (Convey Messages)，直到他們完全理解。
3. 建立 (Establish) 並遵循團隊的基本規則 (Ground Rules)
在專案中，規則 (Rules) 的確立是團隊順利合作的基礎。團隊成員需要清楚知道每個階段的期望與責任。例如，報告的提交期限、退回報告的處理時間及每個成員的表現期望等。這些基本規則 (Ground Rules) 能幫助團隊保持一致，避免因為規則 (Rules) 隨意變動而造成混亂。當然，過多的規則 (Rules) 也可能束縛團隊，阻礙工作的流動性。因此，管理者 (Manager) 需保持適度的靈活性，讓團隊在有規則 (Rules) 的框架下仍能有一定的自由度。
4. 隨著團隊發展調整管理風格 (Management Style)
專案團隊在不同發展階段會呈現出不同的需求，作為領導者 (Leader)，了解並適應這些需求至關重要。常見的團隊發展階段包括：形成期 (Forming)、風暴期 (Storming)、規範期 (Norming)、績效期 (Performing)。在每一階段，管理者 (Manager) 應該調整自己的管理方式 (Management Style)。例如，在風暴期 (Storming)，成員間可能出現衝突，這時領導者需要擔任協調者 (Facilitator) 的角色，幫助成員解決爭端；當團隊達到績效期 (Performing) 時，管理者 (Manager) 則應該給予成員更多的自主權，減少過度干預。
5. 授權 (Delegation) 並信任團隊成員
有效的授權 (Delegation) 能激發團隊成員的積極性，避免過度監控而降低士氣。當你能夠適時地授權 (Delegate) 團隊成員責任，讓他們獨立完成工作時，他們會對工作更有投入感。當然，這不代表完全放手不管。在成員執行工作時，若有需要，給予指導與支持，這樣不僅能建立他們的信心，還能確保工作順利完成。
結論：如何讓專案團隊更高效合作
遵循這五項原則：專心聆聽團隊成員的意見、持續溝通、建立基本規則、隨時調整管理風格，以及適當授權團隊成員，你的專案團隊將會更加團結高效，並期待和你一起合作完成下一個專案！
通過這些簡單而有效的管理技巧，無論是新手還是資深的專案經理人，都能帶領團隊迎向成功。記得，成功的專案不僅僅是結果，更是團隊合作的過程，讓每位成員都能在其中發光發熱！
