什麼是專案利害關係人？
專案利害關係人是指那些積極參與專案、或其利益受到專案實施或完成影響的個人和組織。這些利害關係人對專案的目標和結果有著直接或間接的影響。因此，專案團隊必須確保清楚識別所有利害關係人，而專案經理的職責則是根據這些利害關係者的需求來有效管理其影響。
為什麼專案利害關係人如此重要？
在專案的各個階段，利害關係人的影響力會有所變化。特別是在專案後期，利害關係人的影響通常會減少，這時候專案已經進入執行階段，通常有一句話稱之為“既成事實”。然而，忽視利害關係人的需求和影響對專案的成功至關重要，因此，專案經理必須保持警覺，確保對所有利害關係人的需求進行有效管理。
如何管理專案利害關係人？
專案經理應該學會利用有利的利害關係人來幫助專案順利完成，同時最大限度地減少對專案有負面影響的利害關係人所帶來的問題。專案管理的成功取決於能夠在利益相關者之間建立有效的溝通和協調。
關鍵專案利害關係人
以下是專案中可能會涉及的主要利害關係人：
專案經理：負責專案的全面管理和協調，確保專案按時、按質完成。
顧客/用戶：顧客和用戶有時是同一個群體，有時則不同。舉例來說，某軟件外包公司的顧客可能是企業，而實際使用軟件的則是企業內部的員工。
專案執行組織：直接參與專案工作的單位，負責專案的具體實施。
專案團隊成員：專門負責專案執行的團隊成員，例如軟件開發團隊。
專案管理團隊：包括各部門經理、組長等，協助專案經理進行專案的管理與執行。
贊助人：為專案提供資金、人力和物力支持的個人或組織。
施加影響者：這些人可能與專案的獲得和使用無直接關係，但他們在某些情況下能夠對專案的進展產生積極或消極的影響。
專案管理辦公室（PMO）：如果有專案管理辦公室，則其負責提供專案管理方法、工具和支援。
管理利害關係人的挑戰
專案經理的工作中，一個重要的挑戰是平衡不同利害關係人的需求。由於利害關係人的要求往往有很大差異，甚至可能會互相衝突，專案經理必須有效地協調各方利益，確保專案目標的順利實現。
組織制度與結構
在專案管理中，制度的存在至關重要。對於小型專案，可能不需要複雜的制度，但對於大型專案或人員規模較大的專案，必須建立有效的管理制度。這樣，專案經理就能夠清楚地了解自己在組織結構中的角色和權限，從而更好地履行職責。
職能型與專案型組織結構
在不同的組織結構中，專案經理的權責範圍有所不同：
職能型組織：各部門負責專案的不同部分，專案經理的權限較少，部門經理擁有較多的決策權。
專案型組織：專案經理擁有最大的權限，負責管理所有專案資源，並直接向高層管理報告。
大多數情況下，專案經理處於兩者之間的角色，既需要管理各部門資源，又需要負責專案的全面執行。
文章節錄：中國項目管理資源網
