天啊～是誰偷了我的專案時間？！別再用 Excel 來做排程了！
你是否曾經遇過這樣的情況：明明專案時程看起來安排得妥妥當當，結果到了交付前夕才發現──時間根本來不及？！讓我們來看看一個實際的專案管理失敗案例，你將會明白，原來不是有人偷了時間，而是你沒選對管理工具與方法！
真實案例分享：錯用 Excel 排程導致專案全盤失敗
某外商科技公司（總部設於英國），為了拓展市場參與了一場在台灣舉辦的大型聯合科技展示會。這場展覽將吸引多家媒體與潛在買主，是絕佳的曝光與招商機會。
為了搶得先機，該公司不僅租用了更大的展場空間，還規劃了一場產品發表記者會，準備在現場推出一系列全新產品。看似一切準備就緒，實則暗藏危機。
問題一：專案經理使用 Excel 規劃時程，忽略假期與人力因素
該專案經理使用 Microsoft Excel 繪製專案甘特圖，自信滿滿地認為時程充裕。但他忽略了 Excel 無法自動排除假期與成員的請假安排！
結果呢？一項關鍵任務原本以為還有30天，實際上在扣除假期與某位成員婚假後，竟然只剩下 3個工作天！
問題二：忽視風險管理與人力資源變數
這位團隊成員早已規劃婚禮，但在專案任務分配時，經理卻完全沒將此納入考量。這說明了：缺乏風險意識與資源日曆設定，將導致專案進度中斷，造成嚴重損失。
解方解析：正確使用 Microsoft Project，避免專案延誤
如果一開始就使用專業的專案管理工具，如 Microsoft Project，便可以做到以下幾點：
專案工具優勢
自動排除週末與國定假日
以2014/1/24到2014/2/24為例，Excel 會顯示有31天，但實際的工作天只有 18天！設定人力資源行事曆
可針對每位成員設定【例外日】如婚假、特休，讓系統自動調整任務排程。即時風險預警與資源衝突提醒
提前察覺可能的延遲與人力瓶頸，預留備案。
小測驗：你真的知道專案有幾天可以用嗎？
假設今天是 2014/1/24，你的主管要求你在 2014/2/24 前完成一項任務，你認為有幾天可以工作？
如果你用 Excel 計算，答案是 31 天；但使用 Microsoft Project 考慮到農曆春節（2014/1/30～2/4）與週末，實際可用的工作日竟只有 18 天！
這就是選對工具與否的關鍵差異。
專案管理必備觀念：別讓時間偷偷溜走！
這場專案最終失敗的根本原因，不是有人偷走了時間，而是因為：
專案管理觀念錯誤
未做好人力資源排程
錯用工具（Excel 並非專業專案管理工具）
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
