專 案 管 理 輕 鬆 學

在一開始先讓筆者吐糟一下，Microsoft 將此範本的名稱取為：“每週時間規劃”…

但內容真的不是每週時間規劃，而是用來報告各個專案目前的進度狀況！或是可以將名稱改為：“多專案進度報告表”。

接著跟大家分享如何使用這個範本，首先，我們可以由Excel 中選擇[檔案/新增]，再輸入“每週時間規劃”或是輸入“專案管理”也可以搜尋到

另外，ProjectClub 也將該範本做了簡單的修改，你可以同樣在ProjectClub 網站中取得。

開啟這個範本後，可以在[專案]中看到有哪些專案正在運作，完成的百分比，專案開始與結束時間，以及一個進度線

專案的細節可以由[工作詳細資料]進行輸入，例如:每個專案需要完成哪些任務，各任務的開始與結束時間、是否已完成以及其他需要補充的資訊。

吐糟一下，原先的範本在排列缺乏組織，因此，個人重新排列與修改工作詳細資料表的名稱與順序如下圖：

操作的方式則是在[專案名稱]中輸入有哪些[任務名稱]需要進行，如果任務需要更多，則可以用插入的方式加入更多任務名稱，接著，輸入任務的開始時間與完成時間。

如果任務已完成，則在[是否已完成]欄位中輸入1，此時Excel 便會用打勾的符號來表示已經完成，如果沒完成，則將該欄位的資料刪除即可。

在下列範例中，我設定[計劃假期]這個專案有１０項任務需要進行，其中最早的時間由2017/6/21 開始，而最晚則進行到2017/12/8完成，同時有５個任務已完成。

因此，回到[專案概覽]表中，計劃假期的完成百分比便是50%，同時專案的開始時間為2017/6/21，完成時間則為2017/12/8

[工作詳細資料]表中的[專案名稱]是用清單的方式製作完成的，換言之，[專案名稱]這個欄位請不要自行輸入，而是用下拉底選單來進行選擇，如果我們需要額外增加更多的專案，則需要回到[專案概覽]工作表中，再到表格中最後一個儲存格，並且以填滿的方式產出更多的欄位

舉例而言，我試著在[專案概覽]工作表中多增加兩個專案名稱，並且分別名稱為：“產品體驗會”與“製作海報”

當我們再到[工作詳細資料]表便可以在[專案名稱]中以下拉的方式找到額外多增加的專案了！

如果你需要在一張報表中同時向主管呈現每個專案目前的進度狀況，或許這個Excel 範本是一個不錯又簡單好用的選擇。

對了：如果你想用Excel 便可以輕易管理好專案，千萬別錯過一堂超過上千人來參加學習的 超easy 專案工作管理術！

作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問