敏捷專案管理實戰經驗分享
2011年底，微軟的產品經理與我討論了一個產品行銷計劃。這個計劃的最終成果是一張CD，將用於行銷活動。然而，計劃當時還在評估階段，並未決定是否執行。因此，當時的想法並未實際落實。隨後，在2012年4月18日，產品經理再次與我聯繫，並確定該專案需要執行。由於這個專案的成果需於5月23日的大型活動中使用，專案必須在5月21日之前完成並交付500片CD。如果未能按時完成，專案將宣告中止。
如何管理這樣高風險的行銷專案？
這樣的專案面臨的最大挑戰是範疇未確定，時間和成本的壓力極大。我與產品經理就專案的具體內容（範疇）、預算及品質等進行了多次溝通，並基於PMBOK專案管理方法進行需求收集。這個過程讓我了解，只有先確定專案範疇，才能進行預算、時間和人力資源的規劃。然而，由於專案的緊迫性，我知道自己必須依靠敏捷專案管理（Agile）來解決問題。
將時間與成本作為限制條件，靈活確定專案範疇
在這次專案中，我清楚地知道，從確認專案內容到交付成果的時間只有不到1個月。為了提高專案效率，我與產品經理就預算進行了詳細溝通。為了避免多方溝通的複雜性，我要求將印刷與壓片的成本由我負責。這樣，我可以更好地掌握專案的時間與成本，同時避免責任劃分不清。透過這樣的溝通，最終我們達成了共識，並確定了專案範疇。
如何利用專案管理工具來有效規劃專案時間？
在這個高風險的專案中，我充分利用了專案管理工具來規劃時間與資源。雖然從4月18日到5月21日有35天的時間，但每個資源的可用時間並不一致。為了精確管理專案，我使用了專案管理軟體（如Microsoft Project）來調整資源行事曆。這樣，我能夠精確地規劃每個任務的時間，避免時間浪費或重複工作。
成果交付：成功完成專案，順利交付500片CD
最終，我依靠敏捷專案管理的手法，順利將專案交付。台灣微軟也成功在5月23日的SharePoint大會中分發了高達1.8GB的[SharePoint資源寶庫]光碟，並成功傳遞了專案背後的故事。
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
