專 案 管 理 輕 鬆 學

在過去，Word、Excel和PowerPoint等文書處理工具被視為職場技能的必備基石，然而，隨著科技的急速發展，職場所需的技能正在經歷前所未有的變革。

我們一起來看看!! ''2023年職場菁英需要具備的新技能''

職場工作者需要掌握的技能因應科技的進步，有更多工具的選擇，可以快速協助原本工作的處理，甚至因為生成式 AI 的問世以及技術運用，不必具備本科的技能，也可以透過工具的幫忙，創造出好看的圖表和設計！

讓我們跟著游老師一起盤點2023年職場工作者應掌握的能力，以及悄悄的告訴你，哪些進階技能可以幫你拓寬未來的職涯晉升之路！

排版文書處理

職場工作者必須具備文書處理能力，無論是業務還是行政人員，都需要處理文書資料。雖然土法煉鋼排版企劃、資料也可以，但學會用 Word 或是 Google Doc 排版，可以省下三分之二的時間，讓你有更多時間和客戶聯繫談單，增加業績！

此外，如果懂得運用生成式人工智慧如 ChatGPT 和或是Adobe Firefly，哇！那可是更厲害呢！

寫Email或下函數的好幫手

好比說你以往要寫一篇Email給客戶，為了內容得體，可能需要花一些時間構思，但現在有了 ChatGPT，你可以請他根據對象、內容， ChatGPT 就可以在一分鐘內「寫」出一篇很棒的信件內容給你！

又或者當你在寫 Excel 函數時，忘記函數怎麼寫，或是在某個特定條件下需要達成某個結果，但想不出來要怎麼下函數時，也可以「問」 ChatGPT要怎麼下函數唷！

快速修圖去背的好幫手

如果你想在文件中加入精美的圖片，但又不是本科出身，PS的去背對你來說太困難了，要花上許多時間，找美術編輯又要花時間還多額外的支出，但如果使用 Adobe Firefly，複雜的去背只需要30秒，連最難處理的髮絲都可以處理好；又有時我們手上有一張像素不夠高的圖需要放大，怎麼辦呢？在 Adobe Firefly 中只要動動手指，就可以在一分鐘內將圖檔放大，還不會模糊！

對於需要製作文檔、圖像又非本科生的大家來說，善用工具，就像有了一隻專業小團隊的幫忙一樣！

電子郵件管理

電子郵件管理對於職場工作者非常重要。Outlook和Gmail等電子郵件工具可以幫助我們高效地組織工作、管理時間和與團隊合作，確保工作順利進行。

→Outlook不可不知的小撇步

假如要更進一步，還可以掌握機器人流程自動化，比方 RPA 或是 Power Automate。

跨平台自動化 AI 秘書，讓重複流程自動化

如果公司常常需要向不同國家的客戶報價，根據客戶的國別，提供不同的幣別，又需要根據客戶的需求給予不同的方案時，以往都靠人工一個個處理，尋找當日匯率、轉換幣別、根據需求提供不同報價方案、製作不同語言的EDM，忙碌中難免出錯，雖然不難，但有多個繁瑣的步驟要處理，也是複雜的工程。

此時就可以提前使用 RPA 或是 Power Automate 設定好，讓電腦中的程式自動幫您把不同需求條件下需要的不同資料直接整理好，寄給客戶，減少人工作業的流程，降低出錯的程度，還可以提升工作效率呢！

這概念很像提早「錄製」不同動線一樣，當滿足Ａ條件時，則系統會自動走Ａ這條路線；滿足Ｂ＋Ｃ條件時，則會啟動不同流程產出不同的結果。非常適合重複性高且有固定流程的重複性工作！

試算表處理

Excel和Google Sheets等試算表處理工具在數據導向的時代中至關重要。掌握這些工具，我們能夠快速處理龐大的數據，找出需要的資訊作分析，發現關鍵洞察。

數據視覺化，下鑽分析好幫手

如果更進一步讓數據視覺化，就一定要掌握Power BI，或是Tableau。畢竟老闆、客戶想看的不是一堆數據，而是數據背後代表的意義，以及用圖表等其他方式，呈現背後重要的分析意義。

這兩個軟體最厲害的地方在於：大量數據轉視覺化的功能真的太厲害了！只要輕鬆設定就可以做出60種以上不同的圖表（當然圖表和內容也要相符合才行啦！）還可以做「下鑽分析」的數據研究喔！

好比說今天公司要研究全球市場哪個洲的營業額最高？就可以透過地圖是的圖表看出，繼續深入是哪個國家、城市、區的銷售額表現最好？圖表可以層層往下挖掘！

而且 Power BI 或是 Tableau 的可以在多個平台上呈現，不論是 iPad 或是 PC、雲端都可以即時互動，還可以限制使用者的權限及安全性。

簡報溝通表達

簡報技巧是職場中不可或缺的能力，無論是對老闆、客戶還是團隊的溝通，簡報都是必備工具。除了運用PowerPoint或Slide製作專業簡報外，職場菁英們還會搭配NLP或Coach技巧。

提升領導力，帶人帶心的溝通法

當我們升任主管時，會進入領導部署、希望部署進步的狀態。其實讓部屬認同我們的想法進而改變，也屬於「溝通」的一環。過往「上對下給指令」或是「斥責」、「命令」的口吻並不能使對方改變，反而加深雙方的嫌隙和不信任感。

許多高階主管開始採用 NLP 神經語言學的對話方式，以 Coach教練式技巧與部屬對話，當他們發現，從「我要改變你」到「在這件事中我可以做什麼」的核心思考開始改變，說出來的話也變得不一樣了！透過傾聽、提問，引導對方思考，站在對方的位置著想，給出的建議更能被部署接納，主管也更容易贏得信任，更有助於團隊的合作和凝聚力，還可以激發他們自發性的追求進步的精神！

團隊通訊協作

現在職場工作，愈來愈講求團隊協同合作，透過Cheers 快樂人這篇文章〈我在台積電發現：很會升遷的人，都喜歡做跨部門專案〉，會發現大家愈來愈喜歡擁有協同工作能力的你。而協同工作，為了保持資訊暢通，使工作更順利，就會運用到現今許多軟體、技術，使團隊間的溝通和合作，更加靈活且流暢、高效。

Line 成為 Email之後重要的溝通交流工具；Teams協助我們打破空間限制開會；雲端資料如OneDrive則讓團隊共用文件，即時進行協作。

這代表什麼？

這代表在工作中，我們愈來愈多的機率碰到「專案」工作！所以職場菁英們，也會借助Trello或是MS Project偕同團隊工作！

一手掌握專案訊息與進度

當我們溝通後， Line 的備忘錄可以記錄溝通重點，卻無法使檔案長期留存；OneDrive可以協作檔案，但會散落在各處，有沒有更好、可以整合的工具呢？這時，不妨試試游老師最喜歡的工具—— Trello。

Trello 的看板模式，除了可以將工作紀錄和負責人完整的記錄在一起以外，還可以透過「名片」的方式，將相關的文件放在對應的紀錄裡，又可以根據時間做紀錄、追蹤，只要一打開看板，關於專案的工作分配、時間安排、相關檔案、負責人都一目了然！

→Trello實際運用與介紹

而在專案進行時，有時候會遇到延遲的狀態。每個專案中會有小任務，每個任務又有其時效性且一環扣著一環，有時候一個不注意，可能前期的工作進度delay，影響到後續的任務進行時間，如果 PM 不夠敏銳，會等到專案快結束時才發現這大漏洞！

但身為專業專案經理的我們，怎麼可以容許事情的發生？一定要精準的掌控時間，或是提早應變！這時MS Project 就是我們的好幫手啦！不管專案再多在繁雜，都可以幫我們快速反應。如果前期某個項目 delay ，Ms Project 會立刻算出在結案前還有多少時間，哪些專案的時間需要壓縮，透過系統自動計算，是手上一次 run 許多專案的專案經理的好幫手。

→專案管理菁英如何運用MS Project

結語

在這個充滿挑戰和機遇的時代，新型技能的崛起將為職場帶來全新的風向標。職場菁英們最厲害的地方在於，懂得尋找工具，幫助他們處理複雜的工作，將繁雜的工作簡單化，更借用工具的力量，讓不擅長的領域變擅長！也不用像以往花那麼多時間鑽研某樣困難的工具了！

數據分析、視覺化能力和數位協作工具的運用將是成功職場人士必備的核心競爭力，它們將助你在競爭中脫穎而出。善用工具，可以讓你在工作中即使面對複雜繁瑣的工作，也能輕鬆應對，在職業生涯中實現更大的成就。

這篇文章中提到的職場技能，你掌握了幾個呢？又有哪些是你在日常工作時可以運用的？思考好，快點行動吧！聰明的借助工具的力量，協助你在職場上展現自我價值、創造更高的身價！