在探討如何把「事做好」之前，我們先來了解一下「專案管理」這個名詞。
當你接觸到一個不常做的專案時，通常需要處理大量細節，並且每個細節都必須在有限的時間、成本與人力資源條件下完成。你是否清楚如何將這些任務做到最好？
如果有一個工具能幫助你嚴謹地執行與管理；如果有一個工具能讓主管隨時掌握進度，並能在發生衝突時協調與解決，那麼，這些工具能否讓你在主管眼中顯得更具統御能力？這些工具，其實就是專案管理工具！簡單來說，專案管理就是一個指導我們如何有效地將事情做好、做對的方法論。
什麼是PMP？專案管理專業認證解析
PMP（Project Management Professional） 是專案管理界的黃金證書，這是專為專案經理設計的國際認證，代表持有者具備全面的專案管理知識與能力。PMP的概念始於1969年，當時美國成立了專案管理協會（PMI）。該協會旨在推動專案管理的發展，並且於1987年推出了專案管理知識體系指南（PMBOK），這套標準至今被全球認可。
讓事做更好還是讓人找好事？從專案管理的視角出發
一個有趣的問題是，專案管理應該是「讓事做得更好」，還是「讓人找對的事來做」？這個問題的答案，可能並不那麼簡單。讓我們來看兩個真實的案例：
A君是一位大企業的專案經理，經過數月的努力，成功取得了PMP認證。他本以為拿到證書後，應該能夠在工作上得到更多的機會與提升，但相反地，公司的期待讓他面臨更多的工作負擔。最終，A君選擇了離開，轉而尋找一份薪資更高、職位更具挑戰的工作。這反映一個現象:當企業只看證照，不看制度與配套資源時，專案管理知識難以真正落地。
這樣的情況不禁讓人思考，專案管理到底是讓事情做得更好，還是讓人選對的事來做？
另外一個真實的案例：
國華是某大企業的品保經理，為提升品質，他學習並取得 六標準差黑帶資格。公司希望他將所學知識推廣至內部，協助員工運用六標準差來提升工作品質。
儘管企業期望他成為內部培訓講師，國華認為僅依賴課堂教學不足以確保六標準差的長期落實。於是，他決定建立一套 標準作業流程（SOP），確保未來無論誰負責導入六標準差，都能輕鬆上手並高效運行。
制度大於證照，落地重於學歷
這兩個案例讓我們反思：企業該追求的是「讓事做更好」，而不是「讓人去找好事」。
工具與方法：專案管理工具的重要性
專案管理中，使用合適的工具可以大大提升工作效率。
專案工具：Excel、Microsoft Project
以 Microsoft Project 為例，這是一款強大的專案管理工具，不僅可以幫助專案經理規劃任務，還能有效計算工期、資源需求，並確保每個專案任務的順利執行。許多企業選擇使用這款軟體來記錄標準作業流程，並在未來的專案中複製過往經驗。
正確計算出每個任務所需要的工期，同時根據任務間的相依性，計算每個專案階段真正的開始與結束日期
Microsoft Project 所提供的『團隊規劃』規劃出何時需要有資源角色介入到專案中，專案經理便可以清楚的掌握資源何時到位何時釋放。
運作任務時的細節一一記錄在附註上，並用來提醒專案經理在運作任務時該注意的小細節。
未來無論哪位專案經理需要導入六標準差時，只需由Microsoft Project 中選擇『新增』，就可以立即套用國華過往的經驗。清楚的掌握：
有哪些任務需要運作、需要控制多少時間、如果主管要求我們在何時完成，專案最晚何時需要開始？專案需要投入多少資源、需要哪些角色、何時資源需要到位等等的相關資訊。
專案管理的未來與挑戰
無論是選擇專注於「做事更好」，還是讓「人做對事」，專案管理的核心在於選擇適當的工具與方法，並能夠有效地協調資源，達成目標。
你想成為被交代任務的執行者，還是打造制度的改變者？
未來，隨著企業對專案管理需求的增長，掌握有效的專案管理知識和工具將成為專業人士必備的競爭力。專案管理不只是技術或證照，更是一種思維與習慣的落實。
作者：游振昌
- 專案管理顧問有限公司 執行長
- 中華國際專案經理人協會 理事長
- Project Club 發起人暨資深顧問
