從小改變開始,職場效率大躍升!

簡單工作大變革!從小改變開始,提升職場效率

隨著新的一年到來,你是否有設定新的計劃?或許你會想著「今年一定要改變」,但往往在沒有明確目標與壓力的情況下,時間流逝,結果發現這一年過得並沒有太大變化。若這不是你想要的結果,或許是時候考慮「改變」了。

「改變」這個詞對許多職場工作者來說,是一個關鍵的話題。它可能為你帶來更多的財富、職位,甚至更好的生活品質,但同時,也可能花費你很多時間與財力,且結果不一定如預期。很多人對「改變」感到恐懼,認為自己無法改變,或者誤以為改變必須要有大規模的行動才能算是進步。

改變的第一步不必大

許多人將改變視為一項宏大的計劃,認為改變一定要帶來極大的結果,比如取得高階證照或學會一項新技能。事實上,改變不必如此偉大,它可以從每一個小步驟開始。舉例來說,專案管理的能力並不會因為拿到了證照而馬上得到提升,真正的專案管理能力是從日常的規劃、時間管理和資源分配中漸漸積累起來的。改變可以從最簡單的日常動作開始,關鍵在於保持學習的心態。

小改變,影響大

小的改變和行動,往往能帶來遠超預期的影響。想想看,每天早上上班後,你會先做什麼?是查看電子郵件、上網,還是吃早餐呢?如果你能從日常的一點一滴開始做些調整,效果會比你想象中的更好。比如,早晨在安靜的地方,花幾分鐘將這三天或這一周的工作計劃寫下來,這時你可能會發現,有許多未完成的事情已經被忽略了。

調整工作優先順序

職場中,我們經常會面對大量的工作事項,但並非所有任務都是同等重要的。這時,我們需要學會如何調整工作的優先順序。哪些工作能夠迅速呈現成果、獲得主管和同事的認可?這些任務可以優先處理,因為實際的產出會比無形的進展來得更具價值。如果能夠快速完成某些工作,並獲得他人的認同,這將大大提升你的工作效率和影響力。

此外,對於那些容易完成或能夠同時進行的工作,也應該優先處理。這樣一來,你能在短時間內達成多項任務,從而提高整體工作效率。

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善用 IT 電腦工具

在這個數位化時代,許多人依然習慣使用便條紙或手機記錄待辦事項,然而如果你懂得利用現代的IT工具,會大大提升你的工作管理效率。例如,像是Trello這種看板管理工具,能幫助你更有效地規劃工作並調整優先順序。這些工具的操作並不複雜,讓每個人都能輕鬆掌握,並能確保工作任務透明化,所有的進展都能一目了然。

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從改變自己,到改變他人

當你開始運用這些管理技巧來提升自己的工作效率時,你還可以把這些方法分享給身邊的同事,鼓勵他們一起改變,並共同協作,提升團隊的整體表現。透過這樣的方式,你不僅能改善自己的工作習慣,還能帶動整個工作環境的積極變化。

在我們的公司中,每個人的工作進展都是公開透明的,這樣一來,每個人所做的努力都能得到應有的認可,大家的表現也能顯性化,從而大大提升了整體的工作效率。

改變不必偉大,從小事做起

總結來說,改變的第一步不必驚天動地,真正的改變是從日常的小事開始,並且保持學習的態度。在你開始改變並讓他人看到這些變化帶來的好處時,更多的人會願意跟隨你一起改變。你準備好開始改變自己了嗎?

作者:游振昌

  • 專案管理顧問有限公司 執行長
  • 中華國際專案經理人協會 理事長
  • Project Club 發起人暨資深顧問

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