人資部門HR 如何優化考勤管理？
在企業的人力資源管理HR中，考勤紀錄是至關重要的一環。然而，傳統的手動計算遲到時數不僅耗時，還容易出錯。特別是當員工數量龐大時，光是計算每位員工的遲到時數就會佔據大量時間，影響整體工作效率。
這時候，善用Excel函數或Google Sheets函數，就能大幅提升效率，減少人為錯誤。今天，我們將透過一個簡單的公式範例，讓你快速掌握如何自動計算遲到時數，並優化你的考勤管理流程。
傳統手動計算 vs. Excel自動計算
手動計算的痛點
- 依賴人眼判斷，容易疲勞與錯誤
- 每個月重複計算，費時費力
- 需要人工輸入，無法快速處理大量數據
自動計算的優勢
- 使用 Excel 內建函數，一次設定終身使用
- 函數公式可自動擴展，適用於不同員工與時段
- 避免人為錯誤（Human Error），確保數據精準
案例說明：如何自動計算遲到時數？
以A公司為例：
- 上班時間：09:00
- 遲到超過 30 分鐘，則算 1 小時
- 目標：透過 Excel 或 Google Sheets 自動計算每位員工的遲到時數，取代人工判斷，提高精確度（Accuracy）
【Excel函數解法】5步驟計算遲到時數
Step 1：計算打卡時間與規定時間的差異
首先，判斷員工打卡時間（Clock-in Time）與上班時間（Scheduled Time）的差距：
- 若晚於 09:00，則表示遲到
- 若準時或提前，則不計入遲到時數
- 這個公式會回傳遲到的時間差，若無遲到則顯示 0。
Step 2：計算遲到時數（小時數）
運用 HOUR() 函數計算遲到的整數小時數：
- 此函數會回傳遲到的小時數（整數部分）。
Step 3：計算遲到分鐘數
利用 MINUTE() 函數計算遲到的分鐘數：
- 這裡的分鐘數可用來判斷是否要進位到 1 小時。
Step 4：判斷是否進位
利用 IF() 函數，判斷若遲到超過 30 分鐘，則進位至 1 小時：
這樣可確保：
- 遲到 1～30 分鐘 → 計為 0.5 小時
- 遲到 31 分鐘以上 → 計為 1 小時
Step 5：計算最終遲到時數
將步驟 2 & 4 的結果相加，得出最終遲到時數：
- 此公式可以直接套用在 Excel 或 Google Sheets！
結論
HR部門必學！Excel考勤管理自動化
透過這些簡單的 Excel 函數，你就能讓考勤管理變得更快速、更精確、更高效。相較於傳統手動計算，這種方式不僅省時，還能減少錯誤，讓HR部門（HR Team）**能夠專注於更重要的戰略性工作。
