Lessons Learned是什麼呢?就是將過去的所有經驗保存下來做學習。透過參與不同的專案你將會學到不同的經驗與技巧,你或許會透過許多不同的方式來學習,也許你在學習的過程中,可以找到更好的方式去立出你的里程碑,讓你能夠把績效顯性化,你也可以透過與其他的人合作迸出新的火花,這些都是有助於你的專案職涯累積你的經驗和技巧

 

 

每一個專案結束後,我們都會有一個會議,要我們去Lessons Learned,找出在專案中裡面的任務,哪些是需要改進的,哪些是好的可以留下來傳承的,你亦可以利用Lessons Learned來降低你處理專案的風險,以下有六個技巧教你如何獲得最佳的Lessons Learned。

1.選擇適當時機

盡量在專案結束後立刻做Lessons Learned會議,你可以在會議之前,將此次專案的資訊發放給團隊成員,讓他們在會議之前,能夠先做自我的檢討,以提高Lessons Learned會議的效率,你可能會認為這樣的會議在專案結束後立刻做,是否會有些成員想要放鬆不想立刻做會議,但是其實你剛完成一個專案,在你對他印象還很深刻的時候,此時做Lessons Learned是最好的時機

2.邀請合適的人

Lessons Learned會議必須要找多一點的成員來參與,尤其是那種可以感同身受”活”在專案裡面的人,不可以只是找幾個部門的代表而已,一個專案的完成是經過許多的成員努力而成的,每一個成員在這個專案中,不管是失敗或者是成功,只要樂意分享,可以把這些經驗保存下來,讓後面的人好做接手,或者要做類似專案時有更多的經驗能夠去學習

3.不要批判他人

在專案中我們會遇到很多的問題,也有可能因為這些問題而和團隊成員起紛爭,大家可能會利用這個”檢討會”的機會,去批判他人的不是和過錯,但千萬要記住,事情過了就算了,不要把它放在心裡面,Lessons Learned重要的是反饋,而不是把事情搞得更糟,在Lessons Learned中,主持人必須扮演一個非常重要的角色,就是維持秩序和掌控時間,不要讓那些消極和批判的態度瀰漫整場,會議的走向應該放在我們該如何將未來的專案做得更好。

4.捕捉會議重點

無論最後產出的結果是壞還是好,也有些專案在會議結束後發現,原來我們需要改進的東西很多,列出來的結果雖然很難看,但是這就是機會教育和學習,我們要做的不是演一場會議檢討,最重要的是你在專案過程中學到了些甚麼東西可以與團隊成員分享,專案團隊的成員們因該要勇於表達自己的意見,如果你害怕不敢發表,其實也可以利用匿名的方式,必須把過錯和值得嘉許的重點都抓出來,才可以達到Lessons Learned的宗旨。

5.共享輸出結果

你不需要害怕或者選擇逃避這些產出結果,或許看到結果會讓你感到尷尬或者不想去面對,但是如果想要把專案做得更好,我們只要不再犯相同的錯誤就好,學會改進才是最重要的,要樂於分享你在此專案中所學習到的。你可以把這些經驗共享出去,這個雖然是小小的舉動,但如果之後傳到後輩的手中,他們可以透過這些經驗學習,讓團隊更加地躍進。

6.最後,當作一個習慣

如果你可以在每次的專案後做一個Lessons Learned,讓你的團隊成員習慣這樣的模式,你可以記取每一次的教訓和學習到更好的方法,以免你再犯相同的錯誤,學會回頭審視你的專案,將會讓你在專案職涯中累積更多的經驗和技巧,幫助你輕鬆且產出更多更好的專案。
最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

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