要讓所有團隊成員獲得一致的訊息 以維持團隊合作的順暢並不是一件容易的事！ 但如果你能將遵行以下五件事，那麼你的團隊將能脫穎而出，推動專案順利進行。 １.專心聆聽團隊成員的意見
每個人都喜歡表達意見，尤其當討論如何以最好的方式完成專案時，人們總是渴望表達的想法能被注重，所以，務必要專心聆聽你每一個團隊成員發表的意見。 專心聆聽成員的意見，並不代表你要執行他們提出的所有想法，畢竟成員間提出的作法有時候根本是相衝突的。 所謂專心聆聽，是指： 專心聽取成員的想法，並適時地詢問他們相關問題，同時，花時間和成員溝通，向他們解釋這樣的想法是否適合進行中的專案。
２.和你的團隊成員持續溝通
你多久聽到團隊成員對於專案會議討論到的議題表示：「我從來沒聽說過！」？ 以上這個狀況，時常導致專案經理人的專案在無預警下失敗。 有句俗諺說：「人們對於指令要聽到超過七次以上，才會真正採取行動。」 舉例而言：產品業者會以各種管道、各種形式，在不同的時間點向消費者傳送產品訊息， 直到所有潛在消費者都將該訊息深深烙印於腦海！ 身為一個專案管理人，你也必須效法產品業者的手段。 找盡各種機會和管道，向你的團隊成員傳達訊息、進行溝通，直到團隊成員對於訊息透徹的了解為止。
３.建立團隊基本規則
還記得孩童時期，你是否對於遊戲規則改來改去覺得很厭煩呢？ 當你好不容易搞懂遊戲的玩法時，突然有人走過來說要改變遊戲規則，這樣的情況除了會讓人覺得很不開心，甚至會使自己的權益遭受損害。 切換到工作的場域，當你依原先的規則進行專案時，團隊規則突然改變而使得你之前的努力前功盡棄，實在令人感到沮喪且無奈！ 為避免這樣的情況發生，身為一個專案經理人，你必須一開始就訂好合理的基本規則，並確保所有的成員都依法遵行。
所謂合理的基本規則包含以下幾項：
● 報告的期限
● 被退回的報告何時及如何解決
● 對每個成員工作表現的期望何時應發行等等。
同時，基本規則必須平等地用於所有的成員，不能因領導人一時興起而朝令夕改。 但是也得注意，不要事事都被規則箝制。 不要讓你的團隊被無數的規則綁手綁腳，反而使得事情無法順利完成。
４.隨著團隊的發展，適時地改變管理風格
當專案團隊開始運作時，會經歷一系列發展階段。 最代表性的分類為以下四個階段：
● 形成期(Forming)： 為了專案，成員聚集在一起。
● 風暴期(Storming)： 在討論專案的過程中，產生潛在的衝突。
● 規範期(Norming)： 經由不斷地討論、磨合後，團隊成員們逐漸制定規則、制度，以維持團體的運作。
● 績效期(Perfprming)： 專案的執行開始見績效，產生顯著的成果。
團體發展的每一個階段，為求有效地管理一個專案團隊，必須去了解、關心團隊成員的行為、煩惱和期望等，並依不同的情境，採取不同的管理方式。 舉例來說：當在團體發展到風暴期，團體成員間時常發生衝突，此時，領導人必須表現得像一個協調者、促進者，甚至在某些情況，則必須扮演調停者的角色，花時間和團隊成員協調工作上的衝突。 直到團體從風暴期發展到了績效期，領導人即可退回他原本的角色，並給予成員獨立作業的空間，盡量不要過於介入干涉。
５.將工作授權予團隊成員
為使團隊成員對於工作內容不會感到厭煩和沮喪的最好作法，即是： 讓他們在沒有監督者的嚴密控制下執行他們的工作。 你可以試著做以下兩個實驗：
●第一個是：要求你的團隊成員在完成每一個小步驟時，都必須立刻向你回報，以確保工作執行的正確性，然而，這卻是最典型的士氣殺手，彷彿在對你的員工吶喊：「我不相信你！」
●第二個是：要求你的成員去做他們並沒有足夠能力去完成的工作，這表面上看似故意使他們無法完成工作而感到難堪，但是，若領導者能在他們執行工作時，適時地教導他們，除了能建立成員的信心，也能同時使工作順利完成。
若能遵行以上五點原則： 專心聆聽團隊成員的意見、和團隊成員保持甚至過度溝通、 建立且忠於建立的團隊基本規則、適時地改變管理風格和將工作授權團隊成員。你會發現，你的專案團隊會非常喜歡和你一起工作，且期待和你合作下一個專案！
