專 案 管 理 輕 鬆 學

以下是五個在專案執行中可能會遇到的問題以及解決方法。

1. 專案小組成員的離開

你的專案資源計畫會明訂各成員要執行什麼項目內容以及何時要參與到專案裡，這會是一份很詳細的文件檔案，你或許會將這份資料儲存在你的專案管理軟體，且這份資料可以被任何成員存取。你花了很多時間將所有專案資訊整理在一起，所以就算你已經預期會有成員離開小組，當有成員要離開小組時，你還是會感到驚訝、慌亂。如果有小組成員要離開公司，那麼你將花費許多時間和替代人員交接工作事項，且必須要重新規劃你的資源管理計畫；因為新進的成員會需要一些時間去了解專案進度。

解決技巧：你要確保那些打算離開的成員已經準備好專案相關文件並交接給新成員；你必須在這些新成員正式投入專案之前就讓他們了解專案進度以及你的專案處理程序。

2. 衝突導致專案出錯

就如我所說，任何小組都會有衝突產生，就算是專案小組也一樣會產生衝突。事實上，你對於專案的要求就很有可能會導致小組間衝突。如果成員間的衝突嚴重到導致成員彼此間無法溝通，也就是成員彼此間沒有對話的話，那麼專案就很容易出現錯誤；而這會使專案事項得重新來過，必須去修正錯誤。你除了得花費額外的時間去處理專案之外，還會使專案資源及時程計畫變的一團糟，也就是代表你需要花更多的金錢去處理解決問題。

解決技巧：及早處理小組間之衝突。讓有衝突的雙方去解決他們之間的差異是很重要的，如果他們沒有辦法達成共識，那麼這時就需要你出面調解或是由你直接做決定。無論如何都要避免專案出錯及重新執行，如果專案已經出現錯誤，那麼你可以明確的告訴他們這結果是因他們之間的衝突而導致的，並要求他們去修正這些錯誤。

3. 小組成員進展太慢

你完美的資源計畫可能會因專案進展速度太慢而無法如期進行，你的計畫可能會因成員的緩慢進展或是完全沒有進展而破壞。

這可能是因缺少訓練或是沒有訓練員工所導致的，如果他們不知道要做些什麼事，那麼理所當然的，專案進行會花上許多時間，且經驗的缺乏也會使他們進展緩慢。另一個原因就是，他們不了解專案的重要性，不了解他們的緩慢進展會造成問題。

解決技巧：找出進度緩慢的原因。安排更多相關的訓練、在組織成員時加入有豐富經驗的成員，並向他們解釋說明訂定專案完成期限的理由。專案進展緩慢的原因也有可能是你的專案計畫所導致的，所以重新檢視一下你的專案時程計畫，看看是否太過不切實際。

4. 因「問題」成員而導致專案產生問題

有時候你專案小組其實會因其中一個問題成員而受到阻礙。這個問題成員可能會是個工作進展速度緩慢、難相處，而且會使專案小組元氣大傷的人。你知道你必須要去處理這件事情，但你找不到適當的時機去處理。你可能已經對於他們的行為給了些暗示，但他們可能沒有發現，因此你必須再做些較嚴厲的處理。

這問題會導致成員沒有動力去執行專案，也就是成員對專案失去興趣。這是個很嚴重的問題，如果你沒有盡早去處理，那麼你的專案最後就會以失敗收場。

解決技巧：盡早將問題成員調離你的專案小組，你可能會需要和你主管協調，雖然這會有點尷尬又棘手，但這是你必須要做的事。你必須留住那些對專案有幫助的人，並將會妨礙專案執行的人剔除。

5. 惡劣的團隊關係導致專案決策延遲

你小組成員間彼此沒有對話，甚至是與管理人之間都沒有對話。小組的業務代表沒有和廠商溝通而導致需要花費很多時間去做決策；少了及時的決策，專案可能會延宕甚至導致專案停擺。如果這狀況持續太久的話，就會造成決策漸漸不再與你的商業專案相關聯，而你所能做的就是提早結束這專案了！

解決技巧：當你的專案需要決策時，你就應該促進相關人員會談，使決策能及時訂定。你也須去了解導致溝通不良的主要原因，並試著去解決；這原因很可能只是因為組員不知道該找誰去溝通討論罷了！