專案的定義是"一個有限時間內，完成特定目標的工作"，因此商店的營運並不屬於專案的範疇，但若是將創業開店這件事視為一個階段性任務，那就能導入專案管理的知識來協助運作。以開設一家特色書店為例，如果你是一位新手，該從何開始?
我們試著從專案管理的生命週期來簡單說明:
1.規劃階段 :
在決定創業開店時，想必準老闆腦海中已經有初步的構想，這就相當於一份專案章程草稿，我們可以順著這份初略的想法去延伸，首先要確定的是，這家特色書店的核心價值是什麼?賣什麼樣類型的書籍?將書店的營業範疇一一定義出來。有了營業項目後，便能依此展開成高階WBS，例如進出貨、設備、場地、資金...等開店前可能需要的準備工作，每項工作可以再往下深入，直到你不確定還能做什麼為止，而此時，你無法確定的項目，就是開店前必須補足的知識或功課。因此，這些不確定項目又能延伸成新的WBS，你可以規劃從何種管道取得，並將這些工作都標上預計完成的時間。
舉凡無法自己完成的工作，都牽涉其他人或單位，這些和開店籌備相關的人便是此專案的利害關係人，你必須辨識當中對這家店影響最大的是誰?或許是你的家人，也或許是供應商，而這時候談顧客都還太遠，畢竟我們的專案範疇是"開店"，還未涉及與消費者間的買賣行為。
專案的生命週期並非線性式，也就是說，它絕對不會是每件事都規劃完成後，再逐一執行並完成，實務上通常是一邊規劃，一邊執行，主要是因為很多事情有我們未知的盲點。因此，當你有了初步的工作及時程規劃後，便應依據著進度去實踐、驗證，再反覆修正計畫，直到專案完成為止。
在規劃階段，經費多半只能預估，但網路的便利性已經為我們省去許多麻煩，很多的費用開銷都能找到相關資料，從這些前人的經驗，我們便可草擬出一份預估的開店費用，並在執行階段逐一去驗證，直到最後產出清楚的軟硬體清單。
2.執行階段 :
執行是一道艱困的程序，因為它代表著我們必須親身去驗證規劃的工作，例如找出版社、租店面、設計動線...等，甚至還有許多知識性的工作如進出貨管理、稅務、法規的研讀，如果只靠一個人如何能完成!此時，你的利害關係人便能發揮一些作用，你或許能從中透過一些人脈來輔助工作的進行。隨著工作的進行，經費的估算也會越來越準確，包含場地租金、水電、裝潢費、書籍成本、人事、宣傳..等費用，越清楚詳列，越能幫助控管預算，以免在正式開店時才發現超支。
3.監控階段 :
與執行期間密不可分的工作便是監控，我們在規劃階段就應該為每一個大項之工作訂定查核點，例如硬體費用估計這項工作，往下展開的工作包含書架、電腦、櫃台、場地、裝飾品...等項目的詢價，而我們可以為硬體費用估計訂一個查核時程，例如在某月某日要取得50%品項的價格，若查核時間未完成本項工作，就必須有後續的配套措施執行。除了進度，經費的使用情況更需要監控，當過多的品項實際支出大於預估時，表示整體超支的風險極高，就必須趁早啟動節省開銷的方案。
當然，將專案管理知識套用在開書店，能讓我們比較順利完成開店的前置作業，卻不代表書店就能夠經營得很好，其中還包含許多"眉角"要注意，但事前妥善規劃，把不熟悉的區塊盡早補齊，或透過委外等其他方式處理，便是逐漸邁向成功的要項之一。這也正是專案管理的精隨所在。
最後，如果您想要朝專案管理之路前進，如果您想要好好的學習專案經理應有的能力，建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營]，強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。
作者：Victor
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