專 案 管 理 輕 鬆 學

步驟１：設定專案的方向

首先，你可以與初始的利害關係人或是贊助商(發起人)，或者也有可能你自己就是發起人，你需要進行一個高層次的訪談， 內容可能包含了：這個專案有哪些是需要完成的。 大致了解後，接著把它這些要完成的結果分解成更多的憧憬，再一一的思考: 這個專案是怎麼一回事，需要滿足什麼目標？這些內容將會在第二個步驟收集了更多利害關係人的需求後逐步的擴大。

步驟２：訪談或開會

一旦你有一個專案明確的方向，接著，你可以針對重要的利害關係人進行訪談，或以開會的方式收集大家的需求，總之，目的在掌握哪些元素應該要納入專案的範圍中進行考慮。 收集的方式有很多種，傳統的作法可能會用一張大張的壁紙粘貼在牆上甚至蔓延整個房間， 接著，把大家覺得有必要的功能一一寫上去。 現代的作法則可以透過E-mail、或是結合雲端科技以Google App 、SharePoint 或是 Office 365等的方式 收集重要利害關係人覺得必要的要件哪些，以滿足專案的目標。 有一件很重要的是，你需要定義哪些為“超出範圍”，以便在收集需求時減少部份的誤解。

步驟３：排列優先順利

接著，我們需要縮小在這次的專案中而要完成的事項，你可以這樣做：將需要交付的排名簡單的劃分為： 三個等級，1、2、以及3。

１是一個必須具備的

２是對專案很好的

３則為不是那麼重要的

有了這些清單與優先順序，你可否以更好的集中精力，花時間在這些必要的成果上，並加速朝專案既定的目標進前。

步驟４：深入其細節

現在，您將有針對這些需求清單進行深入探討，並掌握細部的資訊，你可以提問像是：

● 他們的目的是什麼？

● 需要完成哪些？

● 如果想把交付成果進一步的擴大，是否有方法可以整合多個可交付成果， 以便可以更有效的節省時間和精力。

這些問題，將有助於進一步幫助你將專案的範圍縮小，甚至進一步導致更好的作法與需要交付的成果。

步驟５：確定可行性

現在，你可以再由這些較短的交付清單中，進一步的分析完成這些可能需要花費多少時間或是成本， 接著，你或是公司是否可以負擔得起，如果沒辦法，或許你可以再考慮把這些需求從列表中刪除，並期待進一步的替代品。

步驟６：完成最終的需求清單

現在你應該已經產生一份最終保留的需求清單，每個需求的方向都是明確的，同時是經過深思熟慮與可行的。 接著，你可以列出這份最終的可交付成果的簡要說明，以及分配到的優先順序。 現在，你已經有一份明確的工作範圍，並且可以提供給上層的主管或客戶做為專案範疇的基礎。

步驟７：獲得批准與簽名

最後一個步驟是獲得書面簽收的專案範圍。有一份正式的批准文件可幫助你在運作專案時更有信心的朝成功邁進。 在運作的過程中，你需要把這些資料保存在一個讓團隊成員們可以訪問的到的位置，以便隨時的提醒團隊成員們朝正確與相同的方向前進。

作者:游振昌