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升上管理職後,許多人一定會感覺文書作業變多了,週報、月報、季報、年報,填不完的表單、簽不完的文件,尤其技術出身的主管往往很難適應這樣的轉變,所花的過渡期就會拉長。因此,有人會疑問...專案管理不是號稱80%的時間在溝通嗎?為什麼反而Paper Work的時間佔了大部分? 又是理論和現實的差異嗎?

從字面意義來看,溝通是「彼此間的意見交流,或訊息的傳遞」,原本就不單指言語對談,舉凡會議、電子郵件、電話、簡訊、報告、新聞稿,乃至標記重點的紙條,都屬於溝通的範疇,因為這些動作都是在傳遞訊息,也因此,所謂80%的時間在溝通,當然也就包含了這些繁瑣的Paper Work

 

適量的文書工作絕對是必須的

文件的形成主要來自於規範的訂定,要使身處不同地方的團隊成員有效溝通,就是得讓成員們遵循相同的規則,用相同的語言交流,這也是為何文件數量往往和專案大小成正比的關係,因為隨著專案人數增加,若彼此間的溝通方式不一,很容易造成時間的浪費。

 

通常我們用n*(n-1)/2這個簡單的數學算式來表達溝通的數量,當一個五人專案擴增為七人時,溝通管道會由10個暴增至21個,稍有不留意,訊息很容易就會出現誤解。

 

若從經驗傳承的角度來看

透過文件記載的資訊容易被查詢、引用,做為下一個專案的參考依據,雖然大部分的技能必須透過實作才能融會貫通,但仍必須了解主要原理或規則,才能逐步完善,就好比絕是武功也總是有一本獨一無二的手抄秘笈。經驗傳承在實務中的最佳例子,莫過於餐飲業,我們都曾見識過夜市或小吃攤老闆驚人的記憶能力,能夠記下客戶點的每一道菜,並送到正確的桌次上,但這樣的絕活通常只能仰賴個人技藝,很難複製。但同樣的服務若透過紙本記錄、SOP,以及教育訓練,便能擁有連鎖擴展的能力

 

結論

如果這些老生常談的內容都無法說服你認命接受Paper Work,那麼你至少必須想想,一個部門若失去一個專門進行Paper Work的角色,上級主管便無法在每天上班一開機時,靠幾個按鍵就掌握專案進度,因此便必須勤走基層,透過無數次打斷工程師神馳的狀態,只為了詢問幾個虛無飄渺的願景達成率。跨部門間也因為缺少文件支援,必須密集召開會議,甚至會議的結論又得透過一次又一次電話追蹤才能確認達成共識。溝通的管道增加,誤解的機率就會大幅增加,專案失敗率也增加,如此一來,你還是覺得Paper Work不值得花點時間好好處理嗎?

 

 

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作者:Victor

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