提到專案管理軟體,許多人想到的專案工具答案便是Microsoft Project,畢竟,專案的英文翻譯就是Project,而微軟早已註冊Project 這套軟體的名稱,所以,每當有企業提及公司有導入Project時,其實就是在說公司有購買MS Project,有趣的是,企業最常用的專案工具軟體卻是Excel,哈~

我從1993年開始接觸MS Project,算一算到2019年,天啊!沒想到已經過了26年了!這麼長的時間,足足可以讓一個剛出生的小孩長大成為亭亭玉立的美女,26年的時間,讓我跟大家分享我從企業中注意到有趣的MS Project 使用經驗吧!

 

 

Excel 也可以畫甘特圖,那還需要用MS Project 嗎?

問題來了,同樣都為了畫甘特圖,我們有必要大費周章的使用MS Project 嗎?其實答案在於:你是要簡單的規劃專案排程?還是從專案排程中找出關鍵任務,並隨著專案趕工時,立即修正並壓縮每個任務的工作時間

兩者目的差別:第一個聚焦在畫出甘特圖,一旦圖畫出來後,專案工具的價值就結束了!如果是為了這個目的,其實使用Excel 或是MS Project,真的沒有很大的差別,Excel 也的確比較好上手,而使用MS Project畫出來的甘特圖,因為任務間的相依性還可以有一條線,所以既清楚也更好看…

第二個則聚焦在當專案需要趕工時,我們應該壓縮哪些任務的時間(又稱工期),了解兩者的差別嗎?第一個是照表抄課,這樣的假設前題是每一個任務都會按規劃的行程來運作,絕不會發生延誤。第二個的假設前題則是計畫有可能比不上變化,因此,需要隨時修正。

MS Project 真正的重點在於可以畫要徑,但…什麼是要徑又稱關鍵任務

在回答這個問題時,我們先來聊聊,什麼是[關鍵任務]!

假設你手邊有8項任務需要運作,你會想用最快的方式完成這些工作,然而,有些任務會有先後順序,例如:先刷牙後才洗臉(當然你也可以相反,但絕無法同時一起做);有些任務則可以並行,例如:你可以刷牙或洗臉時同時燒開水~!

如果每一個任務都安排一個人來運作,換言之,在不發生資源不足的狀況下,計算出專案最快完成的時間!

在下面的表格中,我列出每個任務所需要的工作時間,其中,前置任務指的是要完成這項任務需要先完成哪些任務,例如:要先完成排版才能進行印刷的工作。

190704

考過PMP的朋友們一定會這個題目,因為是必考題,哈~

我把以上的表格轉換為用PERT圖來呈現,結果如下:

 

critical path method

接著,我們以連連看的方式計算每個節點從開始到結束,加總並列出所需要的時間:

  • ACFH=13
  • ADFH=14
  • BEGH=13

所以,很明顯的ADFH加總的時間最長,A、D、F、H這4個任務就是關鍵任務,任務連結在一起的線則稱之要徑。

也就是說,這個專案最快需要花費14天才能完成!以另外一個角度來說,如果需要趕工,乍看之下,我們會以為B任務所需的時間最久,所以應該要趕工B,但其實以整體的效果來看,真正影響到專案排程的任務其實是A、D、F、H這4個任務。

190704B

如果我們用MS Project 來操作,並勾選[關鍵任務],同時在關鍵任務的長條圖右方顯示任務的名稱,其結果如下:

其中,紅色的長條圖便是關鍵任務!

critical path

其實當任務不多,以人工的方式自己畫,都可以很容易找出關鍵任務,然而,有些專案任務多達上百項想用人工算出來,哇~大工程啊!此時,MS Project這套工具便顯得十分重要!

(下圖包含了近70個任務,如果用人工自行計算….太可怕的惡夢了!)

 

CPM

我就是用MS Project啊!但為什麼畫不出關鍵任務?

沒錯,我就已經在用MS Project了,但還是算不出關鍵任務啊!像是下圖,竟然只有一個關鍵任務,這一定是MS Project的bug 對吧!

(下圖中MS Project 只秀出一個關鍵任務!難道是bug?)

 PERT

其實這是很多人在使用MS Project時最常犯的錯誤之一:將Project當做Excel 的操作方式來使用,所以在輸入任務所需的時間,便會輸入[開始日期]與[結束日期],然後,讓Project 自動畫出右方的長條圖。或許你會認為不就是這麼做嗎?

NO!NO!如果你使用的[任務模式]是[手動排程],有可能縱使勾選[關鍵任務]還是找不到哦!下圖就是一個實例,就是用MS Project!但還是畫不出關鍵任務

Program Evaluation

如果你用的是[自動排程],則又會踏入了Project另一個[限制式類型]的陷阱中!所以可能畫出來的關鍵任務會像下圖,明明不是關鍵任務卻顯示為關鍵任務!

Review Technique

簡單的說,使用MS Project時,我們需要估算的是每個任務的工期,而不是輸入開始與結束日期,因為這樣的思維,你會注意到,每當開一個MS Project檔案時,欄位優先顯示的是[任務名稱]與[工期],而不是開始與結束日期。

(下圖中可以清楚的知道,MS Project的輸入欄位用的是[工期]的思維哦!)

critical path analysis

舉例而言,以往你9:00坐上捷運,從出發點到客戶那大約為9:30,經過反推,你計算出[坐捷運]這項任務的工期為30分鐘。換言之,如果你跟客戶約好10:00開會,你清楚最晚9:30一定要坐上捷運,因為再加上30分鐘[坐捷運]這項任務的時間正好為10:00!

最後,我總結一下為什麼有些人明明使用MS Project 卻畫不出關鍵任務!其問題便是每個任務的估算都需要用[工期法]而非[開始日期]與[結束日期],弄懂了專案管理的思維後,再加以使用對的工具像是MS Project,你才能夠做對的事!

 

gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

 

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