有些時候為了確保專案能「準時」交付給客戶,也為了避免時程估的太緊,專案經理常常會幫自己的專案留一些buffer,這在專案管理中就是所謂的浮時,當一個專案可以花60個人天完成,專案經理可能會幫自己保留5-10%的buffer來避免專案因為風險、錯估所造成的延遲,buffer的運用可以讓專案的交期更加精確

讓老闆或者sponsor不會有錯誤的期待,當你今天告訴你的sponsor說2/28號會將專案完成,並可準時的在隔天開始進行交付,並在10天後開始量產動作,sponsor就依這個時間去規劃他可以推出新產品的時間,但你卻在3/10號才完成專案,並在3/11號執行交付,整個產品的推出計畫都必須要連串的修改,這對專案經理或者sponsor來說都有很大的影響。當今天專案經理為自己的專案預留了buffer,用來處理突如其來的人員離職、機器送修等問題,回覆給sponsor的完成時間是3/10號前後,這不僅給了sponsor一個較精確的交付時間,也給了專案團隊一個較合理的期程。


幫專案保留時程的餘裕是浮時的一項重要目的但卻常常在專案中被濫用,曾經有個人跟我說:「我預估的工作時數都比我實際所想的多一倍,這樣才不會被追的太緊。」,buffer是為了保有合理的餘裕,而不是為了膨脹工時,也不是為了讓工時的濫用變得合理,一件可以3天完成的工作,硬是要估到6天,為了符合這個工作時效,你可能故意讓自己的工作效率只剩50%,這不僅僅影響到自己的工作態度與績效表現,更大大的影響了專案的規劃,以下為幾個濫估工時所造成的專案管理問題:

 

 

1.抓錯要徑:

有些工作的工時預估是準確的,因此真實的反應了專案的進度,但有些工作的工時卻浮報了大量的buffer,導致要徑錯置,資源也會錯置

2.專案re-plan頻繁:

專案的re-plan本來就不是太異常的事情,但錯誤的工時預估不僅會讓re-plan的機會增加,也會讓re-plan始終抓不對重點,包含錯投資源、錯誤的排程等...

3.無法反應成員績效:

三小時的工作,我估三小時並花三小時做完,你估六小時並花六小時做完,做一樣的事情,你多花了一倍的時間,卻可以得到比我多一倍的績效,這顯然不合理


buffer用的好,可以大大的降低專案的交期風險,但若濫用,則會造成一大堆的潛在問題,專案經理在預估工時時,應該盡量看細,將工作看的愈清楚,預估就愈不容易出錯,若有些內容無法預估清楚,就排定時間針對這塊模糊區域做評估,盡量在專案執行的前期就排除掉這類的問題,而不要給那不確定的工作留了一個buffer,但自己根本也不清楚留這個buffer是否合理,仔細的審視每個工作的工作量預估是非常重要的,當大家都習慣給自己的工作留有太多的buffer,專案團隊的工作效率將永遠的在低檔。

 

作者:gipi

Blog:http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/Default.aspx

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