前幾天筆者發包了一個講師簡介影片製作案,這個案子是由一個工作室承包,在此我們就將工作室負責人簡稱為小明吧!
我將相關資料整理好後打電話給他,希望能面對面的洽談細節。

Introduction becomes farewell
小明說:「
…我最近很忙,可能沒辦法耶!」。 

小明接著又說:「你趕著要嗎?如果你趕著要的話我就沒辦法了

我:「…我覺得我們還是先談一下,有談過之後你會比較好做。」 

小明說:「不用啦!反正你的需求跟相關資料都已經傳給我了,我就照上面的做就好啦! ...

小明堅持先做再說。 最後....

最後,講師簡介影片竟然變成了講師告別式影片...  作為發包人的我,這樣的講師告別式影片當然是無法交代的,我打電話給小明想要跟他溝通我的看法,但是小明很不高興。

小明說:「我是因為很忙沒有時間,所以才想先做...... 在這時,請讓我說個小故事吧!

Introduction becomes farewell2

故事的開始都是這樣的,從前從前……有兩個砍柴夫,一個是年輕柴夫,另一個則是老柴夫。
他們每天都到同一座山砍柴。年輕柴夫發現,老柴夫雖然比他晚來,但是每天的柴都砍得比他多

因此他想:明天開始,我要更早來! 第二天 年輕柴夫在太陽剛還沒升起就進山了,他心想:我這次砍的柴一定比他多。

沒想到老柴夫砍的柴還是比他多,年輕柴夫決定:明天開始,我要比他早上山,還要比他晚下山。

第三天 年輕柴夫一樣在太陽還沒升起就進山,不斷辛苦工作著直到老柴夫下山後,他才下山。

沒想到老柴夫砍的柴還是比他多,第四天、第五天、第六天依然如此。

年輕柴夫絞盡腦汁實在是想不出為什麼,到了第七天年輕柴夫實在忍不住問了老柴夫:「為什麼我比你早上山,比你晚下山,你砍的柴卻比我還多?」

老柴夫拍拍他的肩膀說:「我每天下山回家後,第一件事情就是磨斧頭,而你每天到家後卻因為太累,只顧著休息沒有磨斧頭,斧頭因為不斷的砍樹刀鋒已經鈍了,因此我的斧頭砍一棵樹只要砍五刀,樹就倒了,而你的斧頭卻要砍十刀,甚至更多。」
Introduction becomes farewell3
↑圖片來源-每日頭條

 

相信許多讀者朋友們看到這裡,都能想到一句俗諺:「砍柴不誤磨刀工」,論語也提到:「工欲善其事,必先利其器

如果小明先與客戶溝通專案細節(這就是磨刀),再開始執行(製作影片),小明也就不會花了時間、人力,但案子還是沒有結案。

專案管理實際上是一門溝通的學問 實務上最常碰到的問題便是「認知差距

以小明的例子來說: 小明認為:我完全照著客戶的要求去做講師簡介影片!

客戶認為:我要的不是講師告別式影片! 溝通在專案管理上扮演一個重要的角色,跟誰溝通呢?

跟利害關係人(Stakeholders)溝通,它能避免專案一變再變,有如孫悟空七十二變,導致重工的結果,它也能幫助小明縮短與客戶間認知差距,不讓講師簡介影片成了講師告別式影片的悲劇再度發生。 

最後,筆者希望大家都可以跟老柴夫一樣,晚點上班,早點下班

 

作者:Sara

 

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