近年來,隨著客戶對於各領域專案需求的不斷提升與變化,傳統專案管理中的瀑布階段式開發方法已跟不上需求。取而代之的是基於反覆運算、增量開發的敏捷專案管理方法。然而由於多種因素的不完備,敏捷專案管理方法在現階段並沒有有效提升專案的成功率與專案成員的工作效率。這篇文章將著重研究敏捷專案管理中的時間管理與成本管理。

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敏捷專案管理這一概念起源於2001年,由十幾名相聚於美國雪鳥滑雪場的大師級程式師研討出了這一理念,與傳統的專案管理方式有著截然不同的觀念。敏捷專案管理注重專案成員的協作,注重顧客的參與和成員對於專案變化的快速反應。傳統上,項目負責人只會優先確定專案的時間與成本目標,而範圍定義與功能目標都會隨著專案的發展產生變化,因此也就加大了項目的可塑性。

敏捷項目管理主要有這幾個優點:

AGM 2

(1)較強的靈活性;

(2)錯誤率低;

(3)專案風險性低;

(4)提高專案成員能動性;

(5)降低了專案成本。

經過十幾年的發展,敏捷專案管理目前以Scrum與極限程式設計運用的最為廣泛。兩者都是羽量級、靈巧並且具有多次反覆運算的管理框架,能夠在有限的時間與成本範圍優先完成客戶最為看重或需求度最高的部分。因此,專案時間與經費的上限所對應的就是敏捷專案管理中的時間管理與成本管理,也是對專案成果有著決定性因素的兩方面管理。

AGM 3

1、敏捷專案管理中的時間管理

敏捷專案管理中的時間管理主要由專案負責人的週期預算與調動小組成員的工作效率組成。專案時間是專案負責人或者發起人在專案啟動之前就先確定好的,因而專案的時間管理就是專案負責人以定好的時間範圍為底線,在這個範圍內盡可能激發專案成員的工作效率與熱情。

以Scrum框架為例,專案負責人與Scrum體能教練會盡可能多地與專案成員進行面對面的深層次交談,激發他們的工作效率,打消他們對於自己的不自信與對於專案的不自信。在周例會上專案負責人除去總結這一周的工作進展,一般會留出半個小時的時間讓專案成員自由發言去討論這一周的工作心得與體會,特別是讓新加入小組的成員感受到Scrum框架的工作熱情,以此來提升全小組的工作熱情與效率。而在一個衝刺階段完成後,負責人會召開一個總結會議來陳述小組在這一衝刺階段中所完成的成就,將已完成的模組全部列出來給小組成員完成任務的自豪感與成就感。

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一個專案的最終完成就是這樣一個衝刺階段的多次重複過程。因此除去調動小組成員的工作效率與熱情,專案發起人或專案負責人在專案開始之前所定下的開發週期也必須嚴密,不同於傳統專案管理對於開發週期的不確定,敏捷專案管理要求其可量化,將每一個模組按工作量量化成不同的工作點數,所有點數相加即確認了該專案總的工作點數,再根據以往經驗或模型計算計算出總點數所對應的時間,得出一個有充分道理的總研發週期與各衝刺部分的週期長度。當發現該衝刺階段已超出預定時間時,可以增加與小組成員的溝通次數,找出效率變低的原因所在;當發現進度超過預定時,可以相對地增加項目小組的放鬆時間,以緩解小組成員的疲勞度。

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2、敏捷專案管理中的成本管理

敏捷專案管理過程中成本範圍一開始由專案負責人與客戶一同商議確定。敏捷專案管理由於減少了專案文檔的維護費用並且成員之間面對面的交流也減少了交流成本,其本身所追求的較快的開發週期與客戶多方面的需求溝通直接減少了開發成本,這也就要求專案負責人將成本管理做到最好。

以極限程式設計XP舉例,XP追求的核心思想是交流、簡單、回饋、進取,這就要求小組成員在劃分功能模組進行反覆運算時要做到JustEnough原則,模組輕量化開發,不追求多餘複雜的功能開發,真正做到敏捷管理基於時間與迅速反覆運算、增量。

客戶的多方面加入,有利於項目小組更好、更快地掌握客戶最為迫切的需求,於是“用戶故事”與“現場客戶”的概念由此而生。“用戶故事”是指一種簡單的用戶需求表達,用戶可以隨時加入也可以隨時刪除; “現場客戶”就如文字表面意思一樣,使用者親臨專案開發現場給予指導,這兩種方式的結合就説明專案成員快速瞭解客戶需求的細節與變化,並依此快速反應,高效完成客戶的需求範圍管理,最終降低專案的時間成本與修改成本

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3、時間管理與成本管理的關係

專案團隊表現往往被定義為當一個團隊滿足已制定好的專案品質、成本、時間目標時,該團隊的完成程度。當敏捷專案管理與傳統專案管理作比較,並由三個不同角色(專案負責人、專案成員與產品擁有者)來打分時,在專案負責人眼中,時間與成本管理是與專案品質、專案表現緊密結合在一起的,雖然在另外兩個角色看來,專案成員的成功與產品的品質才是專案表現最為緊密的表現。無疑,專案負責人才是對專案瞭解最為透徹的角色,他們把控專案走向,並參與到日常開發工作中,有專案成員所沒有的前瞻性,也有產品擁有者不瞭解的開發細節,因此專案負責人的評價顯然對與專案開發更有益處。

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文章來源:中國專案管理者聯盟

 

相關課程:敏捷團隊專案實作工作坊

 

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