小組成員能很融洽的一起工作難道不是件很令人愉快的事嗎?成員間彼此沒有衝突、專案能在規定時間內完成、工作氣氛融洽、沒有爭吵,總是能夠快速做出正確的決定。但對我來說,這簡直是天方夜譚。專案小組中一定會產生衝突,而且專案執行一定會遇到困難;你無法避免掉這些難題,所以當你注意到你的專案小組產生問題時,你就要想辦法去解決這些問題。Part2
3.小組裡沒有一流人才
能夠親自挑選你的專案成員是很棒的一件事,但在現實中,你的專案成員早就被指派好了!這些成員可能是最好的,但也有可能是第二、第三或第四好的成員。當專案小組成員不是最棒的人時,你的專案進度可能就會緩慢進展,而且你還必須花很多心力去控管專案品質。不過,往好的方面來說,這專案就能提供這些成員一個很好的學習經驗、幫助他們建立專案技巧,使他們在下次的專案中能更有貢獻、更有效率。
技巧:既然你必須和這些成員一起工作,那麼就試著花點時間去了解他們的優劣勢,看看你能如何幫助他們完成專案,像是提供指導等等。如果你認為他們執行專案的速度比較慢的話,那麼你可以將專案時程拉長一點,讓他們有更多的時間去檢視專案。
4.專案小組成員沒有足夠的能力
即使你確保了一流的人員,你也無法保證他們具有你所需要的能力。舉例來說,你可能會執行到一些比較特別的專案-公司先前沒有做過的專案。那麼在執行這些專案前,就要先評估專案的執行項目,因為公司裡從沒有人執行過這些專案。即使是最厲害的專案小組,當遇到新專案時,都可能會需要一些支援。
沒有足夠能力的成員,你的專案可能就會受糟糕的專案評估、沒有效率的專案計畫及專案拖延等事情所苦。
技巧:和你的專案小組成員討論他們的優劣勢,並告訴他們要如何改善。如果你的成員沒有能力可以評估專案執行的話,那麼不妨考慮雇用外部的專業人來幫助你。
5.小組成員妨害了專案進行
雖然這是很少見的,但這種事就是有可能會發生。如果你的公司正在重整或是計畫裁員,那麼組員可能就會感到威脅。他們可能會覺得自己會被裁員,需要另找新工作,而這就會使他們對目前的工作感到消極,他們就會把心思放在要如何面對可能被裁員的危機上。
你的專案可能就會因此受到阻礙,專案的進行可能就會沒有效率,造成專案無法完成而導致專案品質低下;而你可能會直到成員離開小組或是公司時,都還沒發覺到這件事。
技巧:當你的公司面臨這難關時,你就要想辦法提高小組成員的士氣。了解小組成員對於公司處於難關的看法,並和他們保持親近,這樣你就能察覺哪個成員會面臨到上述所說的事情。雖然你可能什麼都沒辦法做,但是你可以盡力去阻止它發生。
最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。