恭喜!你已經完成了你負責的專案一大段落,現在就等著把你的專案交接給下一位管理者,讓他們負責繼續前進,關閉專案主要的工作在於行政工作,大多都是文件和專案資料的傳遞。

 

1.檢查你的條件

檢查你專案的完成的條件,看當初的明文規定寫了些甚麼東西,並且是否滿足專案發起人或者贊助商的要求,審核自己是否符合這些規定,如果完成的話你就可以開始下一個階段囉。

2.拱手一刀兩斷

接下來,你需要交出此專案團隊,讓下一個經理來引領他前進。

在專案上,這是一個非常重要的時間,因為如果你沒有作好交接團隊,就將無法有效管理專案,他們將可能會一直聯繫你,你就會沒有停止的一天,如果你想要悠閒地過之後的日子,那就跟這個專案一刀兩斷,分切乾淨並且交接清楚。蒐集所有的資料或者專案的文檔,讓新的團隊可以看到一些歷史數據,讓他們好應付之後的專案,學會自己處理這些事情。

3.釋放未使用的預算

如果之前專案在你的手邊,你有一些還沒有使用到的專案預算,那就把他清清楚楚地做交接,讓你的財務團隊,能夠有更多的預算去計劃未來的事情,當他們做接手時,也會比較安心。

4 .收集經驗教訓

在做專案結束時,吸取經驗教訓是最關鍵的一部分,如何確保每個人都會做這樣類似的專案,在將來又不會犯類似相同的錯誤,吸取經驗並且保留下來是一個非常棒的方式,你可以與你的專案團隊成員們一起討論,將這些經驗記錄下來,就可以給下一個團隊做參考使用,這樣才能夠讓專案順利的發展。

5 .歸檔專案文件

雖然大多數專案是一次性的,但也有情況,你可能會一次次地做類似的專案類型,每個人都不喜歡重蹈覆轍,也不希望在同一個坑跌倒,所以盡可能地把所有的專案資料歸檔,並且讓他們有標籤的功能,這樣你如果遇到甚麼樣的問題,都可以立即找到解決的方案。

6.解散團隊

當專案結束時,你就可以正式解散你的專案團隊。放開你的團隊成員,讓他們回到日常工作​​或歸到其他專案。如果你有一個正式的資源規劃系統,你就可以使用這個系統,來發布這個消息,讓他們了解專案已經結束,並且可以回到自己的工作崗位上,有些上級長官可能也會需要你幫忙為專案團員做一些點評,讓他們能夠做年度的審查。

7.慶祝吧!

最後,完成一個專案了!大家可以一起去慶祝,可能是一個慶功宴或者一個小旅行,好好的犒賞自己和你的專案團隊,畢竟辛苦的那麼久而且也合作一段時間,不管以前有多少的摩擦或者有一小許的不愉快,就讓這個活動畫下美好的句點,畢竟之後會不會合作還不知道,但是今日事今日畢,就不要再影響到未來的專案,好好的讓他做個完美的結束。

最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。

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