專 案 管 理 輕 鬆 學

1. 勿獨自擬定專案工作清單

獨自擬定專案工作清單是有潛在危險的，原因在於你並不是專家，無法知道每項工作的要求，所以不要獨自一個人進行；沒有任何一個人可以無所不知，身為一個專案經理，這樣是行不通的。

我們需要時間熟悉工作，在一開始不太可能完全正確，所以你需要團隊的幫助。

假設無法用其它方法讓每個人貢獻點子，經由開會互相討論並記錄會議成果，你會驚訝大部分的主意將會變得可行！

2. 別忘記組織架構

很好，現在應該有一個簡單易懂的工作清單，可以開始計畫了嗎？其實還不行，請讓工作清單變得更有架構。

例如：加上一些副標題、將相似的工作放在一起、對每段內容做出摘要，以及畫出重點來當作結尾。

另一個基礎就是加上時間標記，每一個工作都應該標記截止日期，如此一來，每個人才會知道何時需要交件。

3. 別忘記設定優先順序

如果翻開工作清單發現有三百五十項工作等著你進行，你將發生不知從哪開始！簡短明瞭的工作清單才不會無所適從，設定工作優先順序，用不同的字體、顏色、粗體、星號、加上圖片，或是使用傳統方式，將最重要的寫上1，次要寫上2、以此類推，使用對你在進行工作有幫助的方法就對了！

4. 別隱藏工作清單

將清單上傳並與其他同事們分享，如此一來，同事們才可以查看並照著它完成工作，使用線上軟體可以有效的確定每個同事們都可以能看見工作清單，這樣大家便沒有藉口拖延工作了！

此外，在各項工作上加上負責人姓名並予以告知，別忘記這項常被遺忘的重要動作，否則工作沒人認領，所有一切將會徒勞無功！

5.重複檢查清單

我們必須按照工作清單執行相關的工作事項，所以清單不可能是固定不變的。定期重複檢查並註記已完成事項，並確認優先順序及沒有遺漏任何一項，當發現有額外的工作任務也應該立即加進清單中，如果是會議也應該執行此項動作。

有新工作時請分配給適合的人才能適得其所，有些軟體還會寄送電子郵件提醒截止日期。

工作清單可以幫助我們檢視是否準時完成，並組織專案架構，讓我們清楚瞭解下一步該如何進行；照著上述所提的五個小技巧，你將可以更有效的管理工作清單了！