開會是建立共識最好的手段之一，然而，花費過度的開會時間更會降低大家的工作效率，如果是10個人的會議，你多花費1分鐘等於浪費了公司10分鐘的時間，以下分享如何更有效的提升小組會議的效率。
技巧1：建立議程
建立好議程可以使你的小組會議更具結構，更能夠幫助你聚焦當下會議所要達成的目標，並能確保你不會忘記任何一件事情。
這個議程你需要分享給所有組員們，讓他們知道這個會議要討論什麼，並讓他們事先準備好資料。
技巧2：提前訂好會議時間
專案忙起來的時候總是十分忙碌，所以提前排好會議時間可以讓大家先做好準備，也能確保大家都可以參與會議。
或者你也可以安排一個固定的時間，讓大家習慣這時候知道有會議要開。決定好日期後務必將會議時間寫下來並公開的公佈欄上以便提醒大家。
技巧3：使用能讓合作更順利的工具
如果開會的組員大多在不同的工作地點，會議主持起來一定是會有點難度的，此時，使用工具或是方法可以有所幫助。
例如：用即時通訊軟體Skype、Lync或是Line等等，他們可以讓你確認大家是否都收到這個訊息，不論是開會的時間或是該接受的資訊。
當然，如果有即時性的問題或是需要討論的議題，這些通訊軟體也可以幫得上忙，讓你的組員可以在裡面進行討論，提升工作完成的進度，也確保會議期間能順利的進行。
技巧4：讓大家都參與
有時候小組會議效率很差的原因出在某幾個組員雖然滔滔不絕的說話，但是內容幾乎沒有任何幫助。所以別讓少數一兩個人主導會議大部分的討論。
實際上，你必需傾聽每個組員的意見，也讓大家都有發表意見的機會。
試著拋出問題，讓大家一起檢討論，在這一來一往的討論中可能會有更多幫助的意見出現。
要確保大家都能夠發言最好方法就是使用計時器，每個人都有一定的時間發表意見。可以用這個時間總結小組這週的進度、遇到的問題還有需要幫忙的地方。
他們發言的時間可以由你來決定，五分鐘是個滿恰當的時間。
技巧5：記錄每次的會議內容
每次會議都該有個會議記錄，畢竟你身為主席不可能邊主持邊記錄。
為什麼會議紀錄這麼重要呢？那是因為會議紀錄可以幫你記錄下這次的會議中把哪些事情是指定給了哪些人負責、此次討論的項目有什麼、遇到問題時該怎麼解決還有下次會議前該達成的進度要到哪裡等等。
而這份紀錄在會議結束後分享到你們組內共同的社團或是公佈欄中讓大家都知道，也可以讓缺席當次會議的組員知道這次會議內容有什麼還有該跟上的進度有多少。每次會議的第一件事情應該事先請大家看看是否有達成上次會議中所訂好的進度，如果沒有，問題發生在哪裡。
小技巧：若你的主管機關問起進度，稍微整理一下這些會議紀錄，就可以是一份進度表了！
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