如何管理分散的專案團隊

上個禮拜我和一位紐約的專案經理在視訊上通電話，那時我在台灣已經接近凌晨了，而在他那裡則是早上的時間。在此之前，我正和一位巴黎的專案成員分享專案的資料，另外，我還收到日本客戶寄來的文件…

現今，分散的專案團隊已成為新的常態，甚至是最小的案子都會聯繫著來自世界各地的人，而擔任專案經理，我們需要有效的方法管理由不同地方、不同時區的人所組成的專案小組。

如果沒有軟體或工具，在十多年前這將是很辛苦的事，由於我們沒有一個簡單又安全的方式與身在不同地方的團隊成員分享資料和工作。如今，你的專案團隊可能是混合組成的：有同事、承包商、供應商和第三方的專家團隊。或許你們也有可能會在一起工作，但會在同一棟建築裡工作的機會幾乎為零。這裡分享5種藉由專案管理軟體的方式，幫助專案經理與分散的團隊們更有效的協同工作。

1 .使大家保持在軌道上

專案管理軟體有很多功能，其中最重要的一點便是[專案進度表]。專案進度表是一個依據，讓每個人都能照著計劃走，以確保他們知道在任何一個時間，他們應該做甚麼工作。

藉由雲端專案管理軟體，我們無論在哪裡，都可以輕易登錄。由於它是一個線上的系統，讓每個人都可隨時看到排程的最新版本，因此，即使你更改日期或是任務，其他人都可以立即看到更新後的最新排程計劃。

當你的團隊橫跨在好幾個地方，最重要的是要讓每個人都能隨時校正專案進度表。如果一個專案團隊的成員照著舊版的計畫工作，他們可能浪費了很多的時間在不需要的工作任務上，所以請有效地使用軟體，並讓每個團隊成員隨時有最新的專案進度表。

2 .進行虛擬會議

若非不可能，一個分佈在若干建築物、城市或時區的團隊，要同時在一起開專案團隊會議，絕對是十分困難的！每位專案經理都知道，專案上有許多的議題需要開會！例如：現況審查、風險審查、品質檢查、範圍討論、批准和許多其他的原因等等。

使用軟體的好處之一，便是可以輕易的安排分散的團隊會議，你可以使用即時通訊軟體或視訊會議。透過線上會議，每個人都可以撥入會議系統中，或者使用打字聊天的方式。一些即時通訊軟體也提供了像是分享螢幕、上傳影片，或是遠端搖控的功能，並且可以使用網路攝像頭和世界另一端的人進行互動。

此外，一些虛擬會議的軟體產品，還能自動錄製會議的過程並加以保存，以便分享給無法參與會議的人們。

3 .進行工作分配

當專案團隊成員和你一樣不是工作在同一間辦公室裡時，可能很難找到好的方法將任務分配給其他成員。透過雲端專案管理軟體，可以幫助我們自動分配任務給其他人。

當我們透過專案管理軟體分配任務給其他專案成員後，他們有可能會收到一封電子郵件，提醒他們有新的工作，甚至還會顯示在他自己個人化的待辦事項清單裡。成員們也可以登錄到雲端專案軟體中，並適時的檢查工作是否能配合他們的時間。

4 .善用時程表

分散在各地工作的團隊成員們，各自有不同的工作任務，你很難知道他們每一周在做什麼。如果你不能看到他們，你如何確定他們正在做指派的工作呢？時程表(Time Sheet)可以幫助你解決這個問題。

為了追蹤專案團隊的成員正在處理的工作進度，可以使用雲端時程表軟體。在他們完成工作的時候，團隊成員便可以輕易的核對任務，或劃出他們完成工作的時數，照著這些程序更新他們的時程表，你就自動能夠看到工作的進展情況。

你可以藉此衡量他們的工作量是否過度？或過於輕鬆，或是還可做更多的事情？此外，你也還可以檢查他們的工作量是否可行的。舉例而言：有一份工作被判定為需要30個工作小時，如果有人已工作了30個工作小時，工作卻遲遲還沒完成，此時，你便可以再次檢查原先的工作量評估，如果需要，你也可以重新規劃並評估該工作真正需要的工作量或該成員的工作效率。