科技發達帶動了現代人工作型態的改變，專案的團隊成員不在限於與你同個國籍、同一間辦公室、同個部門，有的可能是空中飛人，周遊列國，或是在家工作，因此專案經理就面臨到一個挑戰，在時差及空間地理關係的影響下，如何提高團隊成員間協同合作的效率呢？
現在有各式各樣軟體可以有效的提高團隊成員在工作上達到協同合作的目的，例如：
●Trac (trac.edgewall.org)
● Redmine(www.redmin.org)
● Trello(https://trello.com/)
● Office365(www.office365.com.tw)
……等，族繁不及備載，接著我們來看看使用雲端軟體可以為專案及團隊成員帶來何種好處吧！
1. 儲存到雲端
把專案相關文件放到雲端上，好處是讓團隊成員在任何時間、任何地點都可以存取到檔案（只要他有網路就行，但筆者不鼓勵加班）但是請不要讓專案文件像王大媽的裹腳布一樣—又臭又長。實務中一個專案執行下來，相關文件的確是又多又繁雜，更別說還有1版、2版的版本分別了，因此請勤勞的「管理」專案文件，善用資料夾分類、訂定命名規則、文件編碼等方式管理，確保雲端上存放的文件容易被尋找、同時也都是最新版本的文件。
2. 善用即時通訊工具
現在有許多即時溝通工具，例如：skype, QQ, yahoo messenger, line……等，這些工具方便我們可以快速地溝通工作上遇到的問題，另一個好處是，當你的同事正在參加馬拉松式會議時，你可以利用即時溝通工具去聯絡他，不至於繼續漫長的等待，此外，這些工具也都提供歷史訊息的功能，因此也非常方便我們進行追蹤管理。（職場大忌：請不要使用即時溝通工具請假、或是取消會議、訪談等約會，因為這容易讓被通知者感到不受尊重。）
3. 分享照片
試著閉上眼睛回想團隊成員長相，請問您記得他們所有人的長相嗎？
這問題聽起來可能有點無厘頭，但是如果當你身處於一個跨國團隊，或是與台灣北中南分公司的同仁進行跨部門合作時，你可能從未看過他們，日常溝通都是透過電話、E-mail等，因此筆者在此鼓勵您及您的團隊成員上傳照片，會讓彼此更清楚誰是誰，有助於提升彼此間溝通的品質。
4. 分享行事曆
分享行事曆可以掌握團隊成員是否在辦公室，方便安排會議時間，行事曆上也應視成員新增其他國家的國定假日，此外還有一個很重要的是：專案經理可以將專案里程碑標示在行事曆，如此一來團隊成員會很清楚知道接下來應該做什麼、即將面臨什麼、需要達成什麼。
不論使用何種雲端軟體或是任何工具，最重要的兩件事情就是「維護」及「更新」資料，工具本身的存在不具任何意義，工具協助我們整理及呈現的資料才具意義，善用工具帶給我們的便利性，但是請小心不要讓工具模糊焦點，例如利用skype找同事問問題，正事辦完後看到好朋友上線就忍不住開始東家長西家短了，共勉之。
編輯/整理：徐雪洳Sara
