在這筆者「不是」要跟大家分享「一定」成功的方法,世事無絕對,筆者要分享的是八個可以讓我們的專案更靠近、更趨近於成功的要素,

以下8個觀點提供PM們參考

 

1.管理細節

細節是魔鬼!筆者不能說管理好細節專案一定成功,但是筆者可以告訴你,沒有管理好細節專案一定失敗。專案管理中,細節與專案的關係是非常的複雜與緊密,因此請PM們站在細節的至高點(別忘了PM的M就是Manager)。當小組成員回報專案的細節發生改變時,請確保你了解狀況(嗯……說白了就是不要狀況外)

2.迅速決定

古人說:「兵貴神速」,疲於奔命的分析是許多成功專案的禍根。專案經理必須了解專案的目的與目標,才能在遇到問題時,能夠快速的反應並做出決定,有時也許受限於時間、資源、預算等的限制,導致我們做出的不是最好的(The Best)決定,但是一個好(Good)的決定也足以因應多數情況。

3.溝通永遠不嫌多

專案管理中溝通是非常重要的一環。如果有人告訴你,你要說什麼我都已經知道了。有這樣的狀況再好也不過,然而這樣的人大約只佔聽眾的10%。所以事實是,你還有90%的聽眾在等待你喚醒他們的記憶。

4.防患於未然

預防勝於治療,這個道理同樣適用於專案中。遺憾的是台灣大多數的企業並不重視風險管理,一個成功的專案,PM們必須主動的辨識風險、管理風險,當然,如果可以將風險扼殺於搖籃之中是最好的。

5.管理期望

台灣的服務業有句經典名言:「客戶永遠是對的。」這樣的精神造就台灣服務業的品質,然而在專案中也同樣適用嗎?如果客戶說我要蓋第二棟101,但是預算、時間、資源有限,PM們能夠秉持著客戶永遠是對的精神告訴客戶說:沒問題,我會給你第二棟101(那麼第二棟101可能會是海砂屋。)因此又有句話說:「客戶永遠不知道他們要的是什麼。」PM需要帶領團隊給予客戶專業的建議,並且管理客戶的期望,降低專案與客戶期望間的差距。

6.取得簽核

專案就是一個不斷改變的過程,當專案有變更發生時,PM除了依循專案變更計畫、組織制度流程等應變,也應該給予客戶或專案關係人適當的尊重,確認他們都「知道且同意」這項改變(不論他們是不是造成Change的原因)

7.保持互動、持續參與

專案起始階段,PM會邀請專案的利害關係人參與會議,除了詢問問題,更重要的是給予專案未來應該進行的方向,PM應該讓利害關係人一直參與整個專案,而非只有初期。

8.維持良好關係

許多資深的專案經理,往往會進修與心理學相關的課程,原因是專案中處理的網往往不是「事情」而是「人」的問題,與專案關係人或是你的客戶保持良好的關係,由此產生的信任將有助於你處理「事情」的問題。

 

 

 

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