專案委派任務的五大步驟

以下刊出專案經理在進行專案任務委派時的五大步驟，供大家參考：

所謂委任是指將特定任務的責任指派給其他人，而此任務可大可小(如：建造一個樓層或至郵局寄信一封信件)。

不論委派任務的大小，重要的是要有另一位合適的人選可供你進行委派任務。

你不需要如寵物般聽話的人，相對的，你需要的是組織一位有權位的人可以授權給你，並讓你可以將責任授予給其他人，而這些人可以直接向你報告；或是擁有一群你可以信任或是依靠的人。

無論如何，如果你想在一天有限的時間中，完成更多事情，首先最重要的是你需要在組織中具備有委派任務的權力。

步驟二是確定你已做好準備你需要進行委任的事實，因為或許你會有很多理由造成委任任務的遲疑，也或許你可能落入你自己設下的感覺陷阱，認為你自己完成應該會比向其他人解釋細節更節省時間，又或者你會認為其他人已經有夠多的工作，不想再增加他們的負擔。你必須擺脫這樣的想法以便更有效地委派你的任務。

如果你總認為其他人不能像你一樣快速熟練的為你做些什麼，你將永遠無法成長為一個專案經理。當然，一開始可能不是那麼順利，但是之後你會驚喜地發現原來這麼簡單，甚至他們做得比你還好。

接下來步驟是花點時間建立你的待辦事件清單。

最好的方式是：清理你的辦公桌，拿出你最喜愛的紙、筆，接著開始思考所有你必須完成的事項。這些事項不一定需要具有任何特定的順序，但必須包含專案中所有相關事項(如更新狀態報告)，將所有細節都寫在紙上，包括：人、專業需求、義務或其他承諾，當你開始衡量這些事情，將會漸漸感覺越來越好。

此時你將會有一個相當龐大的清單，你會驚訝地發現手上竟然有這麼多事情必須完成，有些事情有些是非常重要，但有些事情現在列出來可能只是浪費時間。

瀏覽這個清單，並且盡可能的刪除多餘的事項。擺脫或刪除那些已經在你腦中停滯了好幾個月或只是靈光乍現且現在也已不再重要的事。

你現在應該保留了一份已淨化過、易於管理且可委派他人的工作清單，接著，請減少委任對象的清單，又甚至刪除那些只有你可以做的事情。

拿著這些與專案有關且有意義的工作清單和你的專案團隊們會面，讓他們知道你剛經歷的過程，並讓他們知道你需要他們幫助的事實。

你只須專注於你和整個專案團隊最大不同的專業領域中，然後你就可以將其他的工作任務分享和散佈至團隊中。

透過以上五個步驟，你將可以更有效的將專案中的工作進行委派。

整理者：吳宗旻

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