PMO在組織中的具體的角色和體現的職能，並非是一成不變的，或者說哪一種方式是最佳的，它需要根據組織的具體特點和組織的結構形式不同而有所差異，另外，也需要根據組織發展的不同階段，進行不同的定位。
專案管理是保證專案被正確的執行，而組織級專案管理是是立足於企業管理角度，從實現企業運營價值最大化的目標出發，考慮如何籌建企業級的專案管理體系，實現企業資源優化整合、提高專案成功率，並在專案立項和執行過程中及時把握市場和客戶需求的變化，從而幫助公司快速調整經營目標和經營策略，最終實現企業的戰略目標。
在建立好了PMO之後，就需要讓PMO能夠按照預定的權限和流程進行運作，在運作的過程中，應該注意以下事項：
1.應該使專案管理在組織內部具有連貫性和穩固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。
2.能夠向組織的決策層、職能經理及員工展示專案管理的價值
這些人是PMO運作的利益關係者，只有這些人的真正支持，才能夠配合PMO的運作，達到PMO的作用。
3.能夠在專案經理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來審視專案
4,能夠平衡其作為專案控制和專案支持角色之間的關係
PMO的目的是為了保證專案實施的成功，而不是實現對專案人員和專案決策的控制機構。因此PMO不應該作為政策的強制執行機構出現，來管制專案的執行。應提供給專案經理一些可以使專案成功的經驗，預見性的去發現一些專案管理中的問題，來配合專案經理成功完成專案。
5.可以根據情況，進行專案組合管理
保證專案是按照最優化的方式來安排和選擇，能進行專案優先等級的排序，以實現組織的整體目標
6.重視培訓和教育的作用
PMO應該為專案管理和實施人員提供系統的教育和培訓，以提高他們的專案管理水平。
7.應加強專案經理之間的溝通
可以採用定期的經驗交流會、研討會、問題解決會等多種形式，來加強專案經理間的溝通，提高專案經理的管理水平。
8.重視知識管理
PMO應該收集和管理專案執行的經驗和教訓，作為專案的歷史數據資訊，作為今後組織的決策依據和專案執行的參考。
9.持續改進
應該根據現有方法論、流程、制度的應用情況和反應出來的問題，對其進行改進。這個過程應該是持續的，同時需要與其他組織進行比較(基準比較)，發現自己的差距，以更加完善組織的專案管理標準。
文章來源：專案管理者聯盟
