專案管理中的創造性並不是與規範化、標準化相矛盾的,它確實存在並有助於時間和金錢的節省。專案經理們喜歡這樣的稱讚:“你駕馭的‘列車’總是準時到達並且不超過能耗指標”。他們通常都是一些做事非常專注,習慣嚴格按預定框架和程序辦事的人。很少從他們嘴裡面冒出創新這樣的詞。很不幸的,這其實是一種認識上的疏漏。許多企業忽略了組織文化這個因素,不知道如何在專案管理的框架裡培育創造性。

 

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以下是突破創新的一些建議:

 

1、創新的賽場有邊界約束

許多人有一種誤解,認為有創造性的人必須是不受任何拘束的。然而,專案管理結構就像一個創造能力的比賽場地,它確實是有邊界的。儘管灌輸這樣一種充分評價創新價值的理念是重要的,然而領導者仍然需要對創新設置必要的界限。如果沒有適當的邊界和領導,無序的創新性,必然會將專案引向一片混亂。

在整個投資組合的範圍中保持工作流程的連貫、一致非常重要。這將有助於在全企業內為創新建立一個堅實的‘巨人的肩膀’,否則創新只會是胡鬧的遊戲。這包括維持穩定的規章制度和行為準則,像制訂計劃進度和預算等都要有一定的程序,不要隨意變更。在專案一開始就應建立好一個總的章程,並且在整個專案過程中維護好這個章程,使其能夠得到有效的遵循。這可以避免許許多多問題和麻煩的產生。其實真正的‘創新狂躁’來自高層頭腦發熱的、糟糕的領導。無疑的,公司的高級經理人應該找到一種辦法來培育創造能力,以提高專案成功的概率。專案本身是一種獨特的過程,所以對於具有突破性的創造存在著許多機會,特別是在立項和尋求縮短工期、節省費用、提高質量的努力中。

2、過度控制會抑制創造性

要使專案能具有創造性,公司的高級經理人需有慧眼識別和評價、鼓勵創新精神的專案經理。不要因為有些創新的意見被認為‘說起來容易、做起來難’,就對其嗤之以鼻。為了使工作團隊有最佳的發揮,一個專案經理需要具備指導、支持、教育和委任的技巧。控制性的領導往往一切自己決定並監視部下的每一個工作細節,這樣必然抑制創造精神。

有時候簡便的技巧比高超的技術還更管用。美國新澤西州的一位創新和領導力諮詢顧問Wayne Morris認為:”一個有創新能力的領導人的主要作用是設計和維護好一個支持創新精神的、安全的心理環境。”為此,他提出領導者應具有接受風險的承受力;對智者失誤的經驗價值的理解;相互交流、溝通;鼓勵創造激情的能力;授予部屬一定自主權的民主意識;給部屬個人事宜留下適當時間的寬容;樂觀的態度;鼓勵意外發現的能力;對悖於常理的言論的寬容。

3、全面培育創新意識

創新的專案管理貫穿專案的整個過程,從建立一個創新的框架開始,讓大家去思考如何找到一種與眾不同的好方法來節省時間和金錢。美國西雅圖的一位創新管理顧問Donna Shirley說:”以她的經驗,創新的機會無處不在,不要僅滿足於技術性的創造,還需要管理的創新以及用人機制的創新。”

創新僅僅依靠個別人的天才也是不夠的。個別人單槍匹馬的創新能力不可能真正把事情做好。整個團隊必須具有集體的創新智慧和創新文化。

 

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4、工作流程中設定創新空間

組織應該在工作流程中給予創新一定的空間。你可以也應當把創新列入計劃之內,但務必將其放在需要的地方。

創新這類工作方式的特徵就是隨心所欲的放縱思維,並為關閉狂想閘門的最後時刻設置好底線。對大多數人而言,在給出限定條件的情況下會工作得更好。專案管理的責任就在於設定合理的邊界,給創新留出空間,並讓你的團隊成員都知道。這將有助於他們最好地發揮創造性,而且不會無端地浪費資源。要讓人們知道遵守工作流程的好處,你必須尊重有創新精神的人,告訴他們在什麼情況下可以做新的嘗試並允許犯錯誤。然而,同樣重要的是,也要讓他們尊重專案管理的工作流程。一個好的領導者要鼓勵創新,但不允許隨意破壞工作流程。

5、“頭腦風暴”激發創新思維

“頭腦風暴”( brainstorming )是激發創造性的好方法。在專案啟動會上把專案團隊成員集合起來,向他們交待清楚專案的背景和關鍵性的目標,然後給予一個時間限制,讓他們以任何方式去施展“頭腦風暴”。有的人對坐在一起開“頭腦風暴”會議感到約束思維,也可以採取其它對他們更合適的方式。譬如讓他們三五成群的進行小範圍的非正式座談;甚至採取網路上的虛擬“頭腦風暴”論壇的形式。力求有一個有效率的工作流程,但仍然給團隊成員某種靈活性。他們可以以他們自己的方式提出自己好的想法。

激發創造性的工作流程應以識別需求開始,並以滿足需求終結。在這個期間,思維的發散和收斂總是交替的,其訣竅在於當作出決定和委任之前為富有想像力的創意留出足夠的空間。收斂太快是常犯的錯誤。許多人在聽到倒計時的滴答聲時會腦子一片空白,創造性的思維也就嘎然停止。

專案經理常犯的毛病是傾向於砍掉“頭腦風暴”這一步驟,急急忙忙直接進入行動階段,不給員工的創造性發揮留出足夠的時間。

6、適當分權有利於創造性的發揮

儘管由某一個人對專案進行總體策劃是必要的,但專案經理通過對其團隊成員在戰術層面授予更多一些的權限,能有效地激發他們的創造性。通過向整個團隊灌輸專案費用管理的基本知識,教育他們如何管理費用能有利於公司的總體收益,你就可以把部分費用管理的決策權下放到協調員層次,以加速專案的決策進程。譬如,專案經理可不再堅持專案傭工統一標準、統一審批的辦法,而是規定幾個不同檔次的工資標準和幾類傭工合同,讓協調員可以自行選擇適合的人力資源,以降低費用,提高專案的收益。

 

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7、掌控創新帶來的“連鎖反應”

允許團隊成員在指定軌道之外的一定範圍內自主思考和行動,就意味著會有新的主張、新的情況出現。專案經理要意識到並學會控制由此引起的連鎖反應。例如,專案經理總是給予他的團隊的每一部分成員規定可以支配的時間和經費,去完成指派給他們的任務。當他們嘗試某個新的主意而在自己的額度內無法解決問題時,你是否要給予他們額外的時間和經費呢?如果這樣做,就要考慮到一系列的連鎖反應:從其它部分抽調經費、擠出時間會不會影響其它部分任務的完成;團隊的其它成員會不會對此有意見或者效仿要求額外的時間和經費;如果給予了額外支持之後仍然沒有解決問題怎麽辦等等。專案經理需要對這一系列連鎖反應進行通盤考慮並與整個團隊商量,找到解決的辦法。否則專案將會像掙脫了韁繩的烈馬一樣無法控制。

 

8、“鯰魚效應”逼出創新和拼搏精神

劇烈的市場競爭使得利潤變得越來越薄,行情變化如此之快更迫使管理者迅速做出有創意的反應和決策,才能立於不敗之地。競爭激勵著創新精神,企業之間如此,企業和專案內部也如此。這也許讓你們樂意想起這樣一個故事。沙丁魚味道鮮美,挪威人最愛吃。新鮮的沙丁魚價格比死的高出好幾倍。因此當地漁民千方百計想讓捕捉到的沙丁魚活著抵港靠岸。但由於缺氧,沒等靠岸捕到的沙丁魚已大部死去。後來,有漁民想出辦法,在裝沙丁魚的水槽裡放進一些鯰魚,結果大部分沙丁魚都活著上了岸。原來弱小的、懶洋洋的沙丁魚見到兇惡的鯰魚就拼命遊動起來,以逃避鯰魚的擄掠,於是整個魚缸會不斷翻騰起來,大大豐富了水裡的氧氣,也就延長了沙丁魚自己的壽命。這就是被人廣為稱道的“鯰魚效應”。說明往往幫我們送上成功顛峰的,不光是我們的朋友,還可能是我們的‘敵人’。

9、專案收尾是收成的季節

眾所皆知這樣的道理,“不要在同一塊石頭面前絆倒”。這就要在專案結束時好好收集、總結經驗教訓和有創意的新思想、新做法。當領導要學會細心聆聽。專案結束不僅要驗收專案成果、結算專案收入,同樣不要忘記收獲專案過程積累的無形資產。如果你不這樣做,就只好等待別人去發揮創造才能,那麽成功和成就也將屬於他人。

這是一個收獲的季節。在每一個專案結束時開好總結會議,以便發現對將來有用的好主意,同時看看那些蠢事以後千萬不要再做了,並找找有什麼更好的替代辦法,不要忽略一點一滴有價值的創新意見。

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文章節錄:中國項目管理資源網

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