一個優秀的專案經理必然是一個善於溝通的人。一個高素質的團隊組織者和協調管理者所發揮的作用往往決定專案的成敗。想提高IT專案的溝通效率,專案經理負有首要的責任。 

 

Internal Communication 2

一、建立彼此的信任和默契

IT專案是有期限的,當任務實現時,專案就宣告結束。因此專案團隊是個臨時的組織,團隊成員可能從公司不同的部門抽調組成,還可能有專案提出方的現場代表。由於專案團隊的個人背景各不相同,專案經理要提高專案團隊的溝通效率,就必須建立團隊成員間彼此的信任和默契。彼此間沒有信任和默契,彼此間互相推委、指責,是沒辦法提高溝通的效率的。

二、溝通要有明確目的

溝通前,要清楚這個溝通的真正目的是什麽?對方需要了解什麽?確定了溝通目標,溝通的內容就圍繞溝通要達到的目標組織規劃,也可以根據不同的目的選擇不同的溝通方式。

三、善於聆聽

溝通不僅僅是說,而是說和聽。一個有效的傾聽者不僅能聽懂話語本身的意思,而且能領悟說話者的言外之意。只有集中精力的聽,積極投入判斷思考,才能領會說話者的意圖,只有領會了說話者的意圖,才能選擇合適的語言說服他。從這個意義上講,“聽”的能力比“說”的能力更為重要

渴望理解是人的一種本能,當說話者感到你對他的言論很感興趣時,他會非常高興與你進一步加深交流。所以,有經驗的聆聽者通常用自己的語言向說話者複述他所聽到的,好讓說話者確信,他已經聽到並理解了說話者所說的話。

四、使用高效的現代化工具

電話、視訊會議系統、及時溝通系統、電子郵件、專案管理軟體等現代化工具的確可以提高溝通效率,拉近溝通雙方的距離,減少不必要的面談和會議。IT專案的專案經理,更應該很好的運用。

五、避免專案溝通的陷阱,避免專案管理中的溝通失靈

當外部客戶、內部直線經理不再信任專案經理,會突然出現指數形式增長的文書工作流,而且每個人都寫“保護”備忘錄,這時就出現“溝通陷阱”。一旦出現溝通陷阱,會有更多的文件、更多的溝通會議,客戶扮演專案經理的角色,使溝通失效。因此,解決“溝通陷阱”,須建立專案團隊內部和外部的信任、配合與默契。

六、避免無休止的爭論

溝通過程中不可避免地存在爭論。IT專案中存在很多諸如技術、方法上的爭論,這種爭論往往喋喋不休,永無止盡。無止盡的爭論當然會沒有結論,而且是吞噬時間的黑洞。終結這種爭論的最好辦法是改變爭論雙方的關系。爭論過程中,雙方都認為自己和對方在所爭論問題上地位是對等的,關係是對稱的。從系統論的角度講,爭論雙方形成對稱系統,而對稱系統是最不穩定的,而解決問題的方法在於變更對稱關係為互補關係。比如,一個人放棄自己的觀點或第三方介入。專案經理遇到這種爭議中一定要發揮自己的權威性,充分利用自己對專案的決策權。

 

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文章節錄:中國項目管理資源網

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