意見反饋是很重要的,它能使你的專案走向正確的方向,幫助你修正錯誤。但你要如何從組員身上得到反饋呢?當你的組員沉默不語、惜字如金,沒有人提供反饋給你去做出修正時你該怎麼做呢?以下是幾個能讓你打破沉默並能順利取得組員意見的方法。

使用多種不同的方法

既然蒐集反饋的方式有很多種,那麼你就盡可能地去善用各種不同的方法去取得意見。讓成員能夠透過各種不同的方式去交流、分享彼此對於專案的意見及看法。

 

例如,協作軟體,就是一個不錯的選擇。這類的軟體或是線上的論壇都能增加讓組員提供反饋的機會,如此一來,就能避免掉親自面對面提供反饋時可能產生的尷尬

使用E-mail也是另一種方法。如果你每個禮拜都會透過E-mail發送專案現況,那麼你只要在信件下方做個註記,請組員提供反饋,你就能輕鬆地取得意見。

 

 

雖然透過線上方式取的組員反饋是不錯的方式,但你也不忽略了「面對面」的方式。你可以透過團隊的例行會議或是每月與組員一對一面談的會議,詢問組員對於你的管理方式或是其他事情上有沒有什麼意見。在會議當中你也可以請資深的成員迴避一下,讓他們敞開心扉,願意提供反饋。一般來說,如果現場有專案贊助人這類職位較高的人員在場時,通常成員們會感到緊張畏懼,進而不敢表示意見或是提供對你有幫助的建議。

再來,你得確認當組員們說出看法會意見時,不會產生任何的負面影響。你必須讓成員感到放心,讓他們能夠有自信地將看法說出來!

 

著重在事實而非個人看法

不論你用什麼樣的方式取得反饋,你要注意這些反饋陳述的是「事實」還是「個人意見」。你必須要判斷出哪些反饋對你是有幫助的,並使用有幫助的反饋對專案進行修正。

 

Act On What You Hear 依你得到的反饋進行修正

 

使組員不願繼續提供反饋的原因之一就是,專案經理人並沒有從組員所提供的反饋去做出任何的改變。如果你的專案經理人不把你所提出的問題或意見當一回事,那麼你一定會感到氣憤並認為「為什麼我得浪費時間和其他同事討論問題並提供意見給你呢?」所以,當你接收到反饋時你得立即對反饋採取行動!

有時對於組員提供的反饋你並沒有辦法做任何的修正、改變,但你可以向組員們解釋為什麼會產生這些問題,並向他們說明問題並不在你所能掌控的範圍之內。

但通常來說,組員提出的反饋都是你能夠解決的;因此,你應該立即告知組員你要如何處理這些問題,讓他們知道你有認真看待他們所提出的問題及反饋。一旦你找到解決方法時,就請組員們採用看看,並回報問題是否有順利解決。

 

立刻對反饋採取行動能在無形之間建立與組員間的信任,且這也會鼓勵他們繼續向你提出問題。

如果你的組員很少給予反饋的話,那麼你能做的就是持續不懈地去詢問意見並以你自己為榜樣;也就是給予反饋給你的專案贊助人或是上級主管,讓組員們了解你如何給予反饋,讓他們也能如此去做。

建立與組員間的信任,讓他們知道你會認真看待他們所提的反饋。

 

 

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整理者:林瑾殷Chinyin Lin

 

 

 

 

 

 

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