不管你有多麼自信你能成功完成你的專案,但老實說,在專案執行過程中隨時都有可能出錯,而這些有可能發生並導致專案出錯的事情稱為專案風險。一個聰明的專案經理人會在專案剛開始進行時就察覺這些風險,並決定要如何處理這些風險。風險管理是持續不斷的,所以你應該要不斷的去確認有哪些風險,並將新產生的風險記錄下來。

 

建立風險清單對於解決風險是個不錯的開始,但這麼做還不夠;你必須要為每個風險訂定處理計畫,這樣你才能有效地去解決風險。以下是解決風險的五大方式:接受、避免、轉移、緩和以及利用。

 

1. 風險接受

接受風險就是說,當你發現風險並將他記錄到你的風險管理,你沒有採取任何行動,只是單純地接受風險發生的可能性,並決定如果這風險發生了要如何解決。

這對於處理微小風險來說是個很好的策略。微小的風險就是,對於專案的執行不會有太大影響,甚至可以在問題剛發生時就能輕易被解決。處理風險可能會花費很多時間去尋找解決方案,所以當碰到這些比較微小的風險時,通常可以不必去理會。

2. 風險避免

你也可以換個策略去處理風險,那就是去避免風險。這對於那些可能會對專案造成很大影響的潛在風險來說是個不錯的解決方式,舉例來說,你公司的財務小組必須在一月分處理公司帳款的話,那麼安排財務小組在一月份去參加訓練課程,學習新的會計方法就不是那麼恰當,因為這就可能造成公司帳款無法及時處理。另一個風險就是新課程的學習效果並不會很好,因為他們可能會太過忙碌而無法參加訓練,就算他們參加了也沒有心思在這訓練課程上。所以,就好的辦法就是,不要在一月分安排任何訓練課程,改變專案計畫並將培訓課程安排至二月份,將時間安排在財務小組處理完所有會計業務的時候。

 

3. 風險移轉

轉移,是風險管理的其中一個策略;這策略不太常在一般專案使用,通常在專案有好幾個部分時才會普遍使用。基本上,這策略就是將所造成的影響轉移給其他人,舉例來說,如果你的軟體程式編碼是由第三方人員編寫的話,那麼你就轉移了編碼錯誤這風險給第三方人員,第三方人員就將承擔、管理這風險。

一般來說,風險的轉讓安排都會明訂在專案合約中。保險就是另一個例子,運送設備是你專案執行的一部分,但運送的車輛發生意外,導致機械設備損傷;這時保險公司就會負責賠償新的機械設備。專案小組會承認意外的發生,但他們不用為機械的損傷付任何責任,機械的損傷、搬移或是機械的賠償全部都是保險公司的責任。

 

4. 風險緩和

風險緩和是風險管理中最常用的技巧,這是最容易了解也最容易去執行的方法。緩和風險也就是說,你限制了風險所產生的影響,當風險發生時就不會產生太大影響,並且會比較容易去解決。舉例來說,你推出了新的洗衣機,這洗衣機必須由銷售小組向顧客推銷說明,而這時所產生的風險就是,推銷人員因不夠了解產品而導致無法好好的向顧客說明;因此,公司會減低銷售人員的數量,而這也會導致公司的利潤減少。

這時的風險緩和策略就是,對銷售人員進行培訓。雖然可能還是會有些人不了解產品、錯過訓練課程、或是他們根本就對洗衣機一竅不通;但還是有大部分的人了解產品、能向顧客仔細說明,通過額外訓練這方式能大幅降低上述所說的風險。你不只能降低風險所造成的影響,你還能降低它的發生的可能性。對於風險,你能採取的行動大致相同,有時你會採取相同的方式去降低風險發生;有時你會減低風險所造成的影響。

 

5. 風險利用

接受、避免、轉移、緩和等策略都能很好解決風險所帶來的負面影響,但如果這風險對專案來說是有正面影響的呢?例如,洗衣機因太受歡迎而沒有足夠銷售人員去做產品推銷。這就是所謂的正面影響,能為專案帶來利益的風險。在這種情況下,我們就會極大化風險的可能性,而不是去阻擋或轉移風險的利益到其他人身上。風險利用就是運用在這種情況,尋找讓風險發生或是增加風險機率的方法。我們可以去訓練新進的銷售人員來為洗衣機做推銷,並再去做更多的行銷來推銷洗衣機。你增加這風險發生的方法就是,加派更多人員為洗衣機推銷並增加洗機的利潤。

 

以上是五種你可以運用在你專案風險上的管理策略。你可能會發現你會運用到多種方式,但要記得,你必須選擇一個適合且能有效解決你專案風險的方式。不論你決定要用哪種方法去處理風險,確認你將這些方法紀錄到你的風險日誌並將你的風險管理紀錄保持在最新狀態。

 

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整理者:林瑾殷Chinyin Lin

 

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