看到這個主題,大家一定會覺得這麼簡單的問題怎麼可能會不知道呢?

我也這麼認為!然而,為了更加嚴謹的解釋這兩個名詞,

我想到...之前為了考上國際專案管理師PMP...

所以一定要熟讀PMBOK(專案管理知識體系指南),

因此,我再把這本稱之為專案經理人必看的聖經打開來複習一下,

PMBOK書上的解釋是這樣的:

工作,通常是遵循組織已有流程的重複性過程;專案:則是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。

看到這裡不知大家是否真的有清楚的了解工作與專案的差別?

 

  

先不對這兩個名詞進行字面上的解釋

相對的,我們先分析實際工作中你是否有遇到這些狀況:

主管交待任務事項給你,並要求在何時需要完成!只是...

你手邊應該不會只有一個事情要處理,因為很多任務,因此為了擔心忘東忘西,

同時,如需要還可能要排列處理的優先順序,因此,你會想找個更好的方式來管理,這樣的狀況很多吧!!

 

總而言之,當遇到這個狀況你會如何處理?

有些人的選擇比較簡單:用腦袋直接記下來!

當然,也有些人覺得自己不太聰明,改由記在筆記本或是寫在便條紙上,

只是你覺得這樣的方法是最好的嗎?或許有些人會結合科技,

例如:利用手機下載APP並記在應用程式中,

或是用電腦的方式記錄到Excel 或是Outlook 等工具中...

總而言之,為了如期完成主管交辦的事項,記下這些事項絕對是對的!

 

剛剛的狀況中

我們描述了職場人如何使用工具來管理主管交辦的事項,

或者稱之為『工作』,通常工作會有以下的特性:

 

1.需要自己來完成,所以是獨立運作

2.通常會要求何時需要完成 (如果沒有完成日的要求,能拖就拖的問題一定會發生的!)

3.由於一個人不會只有一個工作,所以通常還會再根據自己的狀況調整優先順序,並選擇哪一個先做!

 

工作的思維如下圖所示:

1015a 

  

接下來,我們探討一個狀況

你是否曾經遇到這樣的工作性質:

老闆交待的事項自己無法獨立一個人完成,而需要一群人一起來運作完成,

不僅如此,工作與工作之間還有先後順序,

也就是說,前面的工作如果沒完成,後面的工作便無法開始

 

例如:

製作一本手冊文案,需要先完成後才能進行排版,接著才能進行印刷的工作!

你曾被要求處理如此的任務嗎?如果有!其實你遇到的是『專案』而非工作!

 

總而言之,專案的特性有:

1.需要由『一群人』一起來運作

2.有許多工作所構成,工作間有先後順序

3.如果前一項任務沒有完成,後面一個任務便沒有辦法順利開始,因此,工作會有真正可以進利『開始日期』的限制

4.無論任務間有多少限制,交辦的工作事項最終需完成日可能都不會變!

5.因為最終完成日不變,因此,任務需要用『工期』來表示!

 

專案的思維如下圖所示:

1015b

  

雖然很多人都知道專案這個名詞

但『工期』的概念卻不一定清楚!

實際上,由於專案『被要求完成日』不變,為了維持結果一致,

因此需要壓縮每個任務可工作的時間,又稱之為:『工作日』,

來滿足最終的日期,因此,專案中的工作任務是以『工期來估算的』!

 

1015c

 

由於工作與專案的性質不同

也因此管理的思維與科技工具的使用方式也絕對有所不同,

可惜的是很多人還是用『工作管理的思維來處理專案的工作』

 

最常發生的就是用Excel來管理專案

如下圖所示:該用戶用Excel 來管理專案,還在右邊加上長條圖,雖然看起來感覺很專業...

但由於專案中的任務,每一個都是輸入可以開始的時間與完成的時間,其實這樣的管理思維是錯誤的...

縱使成果似乎十分專業,但只是在做『專案繪圖』罷了!

 

1015d

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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