「驗收」是專案中十分重要的事,直接關係到整個專案最後能結案於否。但除了專案,其實個人的工作規劃也是需要驗收的!

而驗收標準(Acceptance Criteria)是確保每階段的產出能通過驗收的標準,若訂的不清不楚,就無法有效驗收,也不能保證階段性目標是否達成,在反覆確認之中導致時程不斷 delay。

 

至此,最好的情況只是結案時間延後;糟的就是因每階段沒有妥善驗收而「一錯再錯」,最後客戶或老闆不買單,專案前功盡棄,你也被留下辦事不力的印象。 

為了避免這樣的悲劇發生,制定明確的驗收標準是非常重要的。而這其中,「最低驗收標準」的制訂更是尤為重要。

 

小積木如何蓋成大城堡?

「最低驗收標準」指的是:在專案各階段中,能展現出該階段成效的「最低產出成果」。

Acceptance Criteria

若以「打造一輛腳踏車」來舉例:

第一階段:

首先打造出最重要的「輪子」,展現出腳踏車最重要移動功能。

第二階段:

安裝上座椅與腳踏板,可以讓使用者騎著移動了。

第三、四階段:

增加與調整後輪,並根據前面的雛形逐步調整。

第五階段:

增加齒輪與調整架構,完成整部腳踏車。

 

這個做法,其實也與敏捷管理的精神不謀而合

按照此模式,專案持續在每個階段保持產出,且都能展現出該階段的成效──如在「第二階段」要展示出使用者的使用方式,於是座椅與踏板即是此階段的「最低驗收標準」,而後逐步完善、越做越好,最後順利完成。

不過,按造步驟執行固然重要,但有句專案管理界的名言是這麼說的:專案中唯一不變的事情,就是一定會變!而「最低驗收標準」的存在,除了有助於確認各階段是否達到一定品質,更能為專案增加靈活彈性,便於適應各種計劃之外的變化,更能避免在前期浪費過多資源、後面卻因變化而要「打掉重練」。

 

不只專案,個人工作管理也適用!

敏捷手法主要的精神在於快速試錯、即時回應與機動調配資源。

敏捷式管理的專案,計畫內容與各種細節會隨著進行而逐步調整,而非一開始就將所有需求與資源分配拍板定案。

除了能順利進行專案的驗收、結案,敏捷式手法與「最低驗收標準」也適用在增進個人工作效率上,讓你的職場狀況大不相同:

狀況一:

老闆交代一項工作給員工,員工很有把握的答應下來:「沒問題老闆,我一定會在deadline 前給你!」接著這位員工就去埋頭苦幹了。

隨著 deadline 不斷接近,老闆都沒有接到員工的工作回報,不禁皺起眉頭擔心:「這個員工該不會把工作拖到最後才做吧?」

最後,員工還是有準時把成果交出,但其中有幾項老闆不甚滿意之處,但因沒有時間可修改,也就只能將就過去了。

狀況二:

老闆交代一份工作給員工,員工同樣答應下來,但用了不同的工作管理法:「老闆沒問題,那之後我固定每個週一給你看進度!」

這之後,每週一員工都有階段性的小成果讓老闆過目,並且隨後根據老闆意見調整接下來的方向。幾個星期後,成果也順利交出、圓滿結束。

老闆最後滿意的點頭,並心想:「這個員工真是有效率!」

 

結語

其實狀況一與狀況二的員工也許同樣努力工作,但外表上看起來會覺得狀況一的員工含辛茹苦,又無法得到老闆青睞;狀況二的員工則是輕輕鬆鬆、得心應手,又有望升職加薪。

 

其實,只是狀況一的員工用錯了方法!如果能學會敏捷手法的概念,結合上設定最低驗收標準等工作管理術,學會如何系統化的管理工作項目與進度,就不用擔心辛苦工作還得不到老闆賞識了。

 

如果你也想對工作管理得心應手、擺脫「窮忙」的日子,工作績效達人培育計畫歡迎你的加入!

 

 

延伸課程

敏捷團隊專案實作工作坊

agile banner 307x150

 

 

 

 

gibson001

作者:游振昌

●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問

 

Project Club 責任編輯:詹家瑄

comments
標籤:

登入

會員消息

🔵免費註冊會員可以換範本!

🔵累積三堂課可免費複訓一堂!

🔵怎麼註冊?怎麼輸入點數序號?

🔵忘記密碼嗎??快點來信

🔵找文章請善用搜尋功能!

🔵加入我的最愛每天登入有一點!

🔵FB註冊的朋友,帳號是你的FB姓名

🔵點我搶點數!

🔵點我去範本軍火庫