『Gibson老師,為何我用MS Project 畫出來的甘特圖,就是畫不出要徑?』

msproject error

(上圖畫出來的甘特圖其實是錯誤的,但你看的出來嗎?)

 

MS Project的功能就是畫甘特圖?

看過他的報表後,我斬釘截鐵的告訴他:『你將MS Project使用錯誤了!不但畫不出要徑,連甘特圖其實也是錯的!』

他很生氣的說:『我使用MS Project 10多年了,怎麼可能會做錯!』

我告訴他:『MS Project 在操作上本來就有些技術門檻,我學習這套工具也不是一朝一夕,花了幾年時間甚至數十萬到香港、新加坡以及美國微軟Project 總部進修,再加上曾負責翻譯MS Project 白皮書,並在成為PMP 講師時,將學習到的專案管理知識融會貫通,這才掌握MS Project 精髓。

 

雖然,學習這套工具,不一定跟我一樣辛苦,只是,大部分的人總以為自學就可以上手,在沒有融會貫通下,帶著錯誤的觀念及操作方式,將錯誤的排程,要求團隊成員照著工具規劃的工期做,其實是錯誤的!

 

更糟的是,有些人總以為使用了數十年,早已駕輕就熟,更狂妄的認為是工具熟手,但規劃出來的排程,實際運作的任務根本無法如預期時程運作,最後不是怪罪工具不好用,就是認為團隊成員的執行力有問題。』

 

MS Project 可以用來做出哪些專案報表?

其實,很多人只是把MS Project 視為畫甘特圖的工具,但如果只是為了畫甘特圖(PMBOK定義為長條圖),其實用Excel 便可以做到,只是MS Project 比較直覺罷了!

實際上,正確使用MS Project除了可以產出各種專案報表,像是:時間表進度報告、專案關鍵路徑甘特圖、追蹤甘特圖、人力資源用量表、待執行工作報表、工時燃燼圖、成本S曲線、實獲值EVM分析表以及成本與進度績效指標圖報表等等。

 msproject show

然而,如果我們在一開始所輸入的任務以及時程資訊是錯誤的,正所謂:『垃圾進,垃圾出』,這些所產出的報表,其實是沒有任何意義的。

 

時程預估正確,專案才說了算!

從我過往的輔導經驗中,我覺得與其他專案工具軟體相比, MS Project在時程規劃中上具有無可取代的價值。

特別當某一個任務延誤(專案運作過程中,應該很難不會有任務延誤!),MS Project更可沙盤推演接下來的任務該如何趕工,以保證專案可以在預期截止日內準時完工!

接下來,我說明幾個時程規劃的案例,在估算過程中,就可以體驗到MS Project在進行任務排程的方便性!

 

估算專案總工期

我們假設今天是2021/1/1,專案預計在2021/2/28完工,那麼一共有多少工作時間呢?

如果用Excel 來計算,得到專案總工期為58天,但其實這是錯的。

excel duration

 

這是因為Excel在預設下並不清楚哪些是假日,當然,你也可以人工拿著日曆一個一個估算需要多少工期,但對於更複雜的專案,相信一定無法用這樣的方式完成!

使用MS Project,我們需要先將假期排除,接著才能進行正確的估算。

 

excel duration1

同時,由於2021/1/1是假期,最快開始的時間應該是2021/1/4,加上2021/2/28是星期日,因此,專案應該要提早完工,所以正確的總工期應該是35天。

msproject duration

 

 

相依性任務,估算各任務工期

現在,我們假設該專案由3項任務構成,第一項任務是[運送材料],第二項任務是[高空作業],第三項則是[施工]。

其中,第一項任務完畢後才能進行第二項,最後才能進行第三項。

假設[運送材料]需要花費10天,[高空作業]也需要10天,那麼有多少時間可以進行[施工]這項任務?

當專案任務越多,彼此著還有相依性,用Excel或是人工方式來估算,便顯得額外困難,同時,別忘了每個任務都需要排除假期,然而,使用MS Project便可以很快解決這個問題,答案是:15個工作日!

project duration

 

當任務遇到資源行事曆

如果[高空作業]需要使用吊車這個資源,但由於吊車在2021/1/20至2021/1/27這段時間無法使用,這麼一來,如果該專案同樣需要控制在2021/2/28前完工,還有多少時間可用在[施工]這項任務中?

使用MS Project 預估出來的結果則只剩下9個工作日!

project calendar

(上圖中,使用MS Project將吊車行事曆設定無法使用的時間)

 

msproject task

 

(將資源分派到任務後,預估出施工可用的時間剩下9個工作日)

 

當任務不如預期,後續任務如何趕工

專案運作不變的事實便是〝一定會改變〞,因此,實際運作專案時任務發生延誤是件稀疏平常的事,身為專案經理,此時要做的是:進行矯正措施!

像是讓後續任務進行趕工以便準時完工,其實,這也是MS Project在進行沙盤推演上最強大的功能之一。

我們假設第一項任務[運送材料]原定2021/1/4開始,但實際上2021/1/6才開始,同時,原本預定10天,但實際上做了2天後才發覺還需要10天。

此外,由於第一項任務的延誤,[高空作業]可以開始的時間也改為2021/1/29,發生這些改變後最後的[施工]還有多少時間可以進行?

遇到這樣的改變狀況,很多人可能都暈了,沒關係,透過MS Proejct 很容易便便可以沙盤推演並估算出[施工]只剩下6個工作日!

不僅如此,我們還可以由比較基準中掌握任務原先預定的時間與實際時間彼此間的差異!

 

occ

 

 

別讓你的專案失控OOC

MS Project其實被定義為一套排程管理工具(Scheduling Tool),身為專案經理,掌握每個任務可用的時程是專案管理的基本功,如果連任務工期都無法掌握,專案後續的追蹤管理一定會失控(Out of control),不僅如此,產生出來的報表其實也沒有太大的價值。

下圖為PMBOK針對Schedule Model(排程模型),所需要具備的知識與工具,其中像是:掌握排程的各種方法論(Scheduling Method),如CPM 要徑法,掌握專案的資訊,如:WBS(工作分解結構)、相依性(Dependencies)、任務的限制與行事曆、延遲(Lags)、提前(Lead)等等,其使用正確的排程工具(Scheduling Tool)相互聯集後才能產出一個對的專案排程(Project Schedule)。

建議你,下回別再把MS Project視為只是一套畫甘特圖的工具而已!

 project schedule

 

 

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延伸課程

MS Proejct 專家菁英班

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gibson001

作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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