『老師我想求救！公司任命我為專案經理，帶領一群跨部門團隊，運作一個專案，可是團隊成員根本當我的話是耳邊風，這樣我該如何帶團隊？』
我好奇的問他，你的主管在指派你為專案經理時，是否有進行一場Kick-Off Meeting？
這位學員一臉狐疑的看著我
什麼是Kick-Off Meeting？
在說明什麼是Kick-Off Meeting(專案啟動會議)，我們不妨想看看這樣的電影或連續劇劇情：
皇帝任命一位將軍統帥三軍時，是不是會先頒發一個詔書，接著，內容是：
『奉天承運，皇帝詔曰…』
當將軍順利拿到令牌時，才有辦法帶領軍隊，同樣的，如果該將軍無法取得令牌，根本沒人理會他，同時也無法指揮部隊進行作戰！
啟動會議 Kick-off meeting在做什麼？
啟動會議的目的與細節包含了：
A.啟動會議的目的
溝通是專案成功的關鍵因素。
因此，此會議為專案一開始便需要完成的任務。
會議目的為：
- 公開說明專案已開始
- 說明專案的目的與目標
- 團隊成員認識彼此
- 傳達專案最終的成果
- 讓所有影響專案成果的人都做出對專案的承諾
- 建立團隊間彼此的工作關係
- 討論專案運作時的溝通規則與管理辦法
B.誰需要參與
會議參與者包含了：
- 專案團隊成員
- 跟專案有關的利益相關者(利害關係人)
- 執行時的管理階層和其他需要專案配合的人
C.啟動會議進行的方式
時間範圍通常一小時。
會議通知需要是正式和書面的，並再次傳達專案啟動的重要性。
會議細節包含了：
- 專案經理是誰
- 專案運作中哪些是重要的關鍵人員
- 誰是關鍵客戶和利益相關者
- 專案的範圍、目的和目標
- 專案的總體計劃、預算和重要里程碑是什麼
- 團隊成員在專案完成後將實現哪些好處
- 完成專案有哪些挑戰
你可以試想一個電影情景…
警察為了抓一個跨國性的犯罪集團，需要與不同國家的警力配合，在正式開始時，都會先有一個高階主管出來介紹犯罪集團的背景，相關犯罪人，這次參與合作的警力人員簡介等等…
如果沒有這樣一個會議大家做各自開始行動，因為是跨國的合作專案，每個人各立山頭，沒人想聽別人發號施令，專案絕對無法順利運作！
總而言之，專案啟動會議(Kick-Off Meeting)的重點包含了：
- 建構專案願景，同時讓所有團隊成員有一致及清楚的方向
- 專案經理的重點則是：取得授權、確認方向
在會議結束後，專案團隊接著討論像是：
- 初階專案的規劃
- 針對該專案建立遊戲規則也就是基本規則(Ground Rule)
- 畫押專案的重要里程碑
不要以為大家都知道...
很多專案上的失誤就是因為認知落差
在專案運作時，有些主管可能認為團隊間都知道，所以也沒必要特別召集或是提醒！
因此，只需把專案交辦給專案經理，其他的部份就會順理成章的完成！
其實並非每個人都清楚專案的目標、甚至不知道專案經理是誰、自己又要負責哪些工作！
啟動會議的目的不僅只是讓專案經理取得授權...
我在任職一家公司顧問，輔導一項跨國專案時曾發生一件有趣的事：
該專案的專案經理在公司任職很久，擔任專案經理的年資也長，然而，這次負責的專案複雜度較高，同時有不少"總"字輩的高階主管參與，因此，時常在運作專案中發生因為權責畫分不清而發生衝突的情形。
我跟高階主管們建議，我們不妨回頭做一下啟動會議，並邀請總經理等參與該會議，一開始，高階主管們認為這是一件浪費時間的事，同時，總經理應該很忙根本不會有時間參與。
所幸，在PMO 的總負責人力邀之下，總經理甚至另外兩家公司的廠長都參與本會議，我在會議中針對每個參與者發一張白紙，以無記名的方式，請大家把該專案的目的、目標、專案經理是誰以及各團隊需要負責哪些大的工作事項一一寫下來，最後回收每個人的紙條…
有趣的是，並非每個人都清楚專案的目標是什麼？專案經理是誰？自己要負責哪些工作事項？甚至有人回答：『反正，公司要我做什麼我就做什麼！』
最後，高階主管看完大家回收的紙張後，內心感到尷尬，原本我以為大家都知道，看樣子似乎不是這樣！
請注意：專案啟動會議的目的不僅讓專案經理取得授權，更多的是讓團隊成員們清楚專案的方向與目標，同時清楚團隊間的分工、權責以及專案運作時的管理辦法
簡單的說：唯有清楚的訂定好專案遊戲規則，才能讓專案朝正確的方向邁進！
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作者：游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長
●Project Club 發起人暨資深顧問
