『老師我想求救!公司任命我為專案經理,帶領一群跨部門團隊,運作一個專案,可是團隊成員根本當我的話是耳邊風,這樣我該如何帶團隊?』

我好奇的問他,你的主管在指派你為專案經理時,是否有進行一場Kick-Off Meeting?

這位學員一臉狐疑的看著我

什麼是Kick-Off Meeting?

在說明什麼是Kick-Off Meeting(專案啟動會議),我們不妨想看看這樣的電影或連續劇劇情:

皇帝任命一位將軍統帥三軍時,是不是會先頒發一個詔書,接著,內容是:

『奉天承運,皇帝詔曰…』

當將軍順利拿到令牌時,才有辦法帶領軍隊,同樣的,如果該將軍無法取得令牌,根本沒人理會他,同時也無法指揮部隊進行作戰!

 Imperial edict

啟動會議 Kick-off meeting在做什麼?

啟動會議的目的與細節包含了:

A.啟動會議的目的

溝通是專案成功的關鍵因素。

因此,此會議為專案一開始便需要完成的任務。

會議目的為:

  • 公開說明專案已開始
  • 說明專案的目的與目標
  • 團隊成員認識彼此
  • 傳達專案最終的成果
  • 讓所有影響專案成果的人都做出對專案的承諾
  • 建立團隊間彼此的工作關係
  • 討論專案運作時的溝通規則與管理辦法

B.誰需要參與

會議參與者包含了:

  • 專案團隊成員
  • 跟專案有關的利益相關者(利害關係人)
  • 執行時的管理階層和其他需要專案配合的人

 

C.啟動會議進行的方式

時間範圍通常一小時。

會議通知需要是正式和書面的,並再次傳達專案啟動的重要性。

會議細節包含了:

  • 專案經理是誰
  • 專案運作中哪些是重要的關鍵人員
  • 誰是關鍵客戶和利益相關者
  • 專案的範圍、目的和目標
  • 專案的總體計劃、預算和重要里程碑是什麼
  • 團隊成員在專案完成後將實現哪些好處
  • 完成專案有哪些挑戰

 

你可以試想一個電影情景…

警察為了抓一個跨國性的犯罪集團,需要與不同國家的警力配合,在正式開始時,都會先有一個高階主管出來介紹犯罪集團的背景,相關犯罪人,這次參與合作的警力人員簡介等等…

如果沒有這樣一個會議大家做各自開始行動,因為是跨國的合作專案,每個人各立山頭,沒人想聽別人發號施令,專案絕對無法順利運作!

總而言之,專案啟動會議(Kick-Off Meeting)的重點包含了:

  • 建構專案願景,同時讓所有團隊成員有一致及清楚的方向
  • 專案經理的重點則是:取得授權、確認方向

在會議結束後,專案團隊接著討論像是:

  • 初階專案的規劃
  • 針對該專案建立遊戲規則也就是基本規則(Ground Rule)
  • 畫押專案的重要里程碑

 

不要以為大家都知道...

很多專案上的失誤就是因為認知落差

在專案運作時,有些主管可能認為團隊間都知道,所以也沒必要特別召集或是提醒!

因此,只需把專案交辦給專案經理,其他的部份就會順理成章的完成!

其實並非每個人都清楚專案的目標、甚至不知道專案經理是誰、自己又要負責哪些工作!

 

啟動會議的目的不僅只是讓專案經理取得授權...

我在任職一家公司顧問,輔導一項跨國專案時曾發生一件有趣的事:

該專案的專案經理在公司任職很久,擔任專案經理的年資也長,然而,這次負責的專案複雜度較高,同時有不少"總"字輩的高階主管參與,因此,時常在運作專案中發生因為權責畫分不清而發生衝突的情形

我跟高階主管們建議,我們不妨回頭做一下啟動會議,並邀請總經理等參與該會議,一開始,高階主管們認為這是一件浪費時間的事,同時,總經理應該很忙根本不會有時間參與。

所幸,在PMO 的總負責人力邀之下,總經理甚至另外兩家公司的廠長都參與本會議,我在會議中針對每個參與者發一張白紙,以無記名的方式,請大家把該專案的目的、目標、專案經理是誰以及各團隊需要負責哪些大的工作事項一一寫下來,最後回收每個人的紙條…

有趣的是,並非每個人都清楚專案的目標是什麼?專案經理是誰?自己要負責哪些工作事項?甚至有人回答:『反正,公司要我做什麼我就做什麼!』

 

最後,高階主管看完大家回收的紙張後,內心感到尷尬,原本我以為大家都知道,看樣子似乎不是這樣!

請注意:專案啟動會議的目的不僅讓專案經理取得授權,更多的是讓團隊成員們清楚專案的方向與目標,同時清楚團隊間的分工、權責以及專案運作時的管理辦法

簡單的說:唯有清楚的訂定好專案遊戲規則,才能讓專案朝正確的方向邁進!

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

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