釐清做得好與需要改善的地方

策略、戰術等在現場執行的業務,並非執行後就結束,而是必須搭配反思。實際執行後,請將做得好及需要改善的地方視覺化,以作為下一步的參考。討論執行與改善過程最有名的框架,就是「PDCA」。

PDCA 是由表示規畫策略、戰術、業務行程的「Plan」與代表執行計畫的「Do」、表示檢核執行成果的「Check」和表示根據檢核結果來策畫並實施改善方案的「Action」等四個步驟所組成。本章介紹的「反思」相當於Check 階段。無論是經營管理、業務或製造業的現場,每個階層都能運用PDCA 的概念。

只將眼光放在執行(Do)上,而疏於進行適切反思(Check)的情況時有所見。為了讓付出的努力和成本獲得最大成效,我們必須確實且有效率地進行反思。

 

plan do check action

透過反思,將「假設」與「結果」之間的落差視覺化

在將做得好及需要改善的地方加以視覺化的同時,反思還能幫我們釐清「假設與結果之間的落差」。假設是事前預想的內容,例如「只要這樣做,應該就能解決問題吧」、「目標應該能達成吧」等。儘管預想時已使用許多資料與策略,但實際執行後,仍會發現許多地方不如預想般順利。

思索改善方案的第一步,就是釐清假設和結果(現實)之間的落差何在。

這個步驟將介紹「KPT」、「YWT」、「PDCA」(檢核表)等反思時可派上用場的框架。第1章介紹的「As is / To be」也有助於釐清假設和結果之間的落差,可一起運用。

 

PDCA Cycle

與其追究責任,不如探討該如何改善

一般人在反思過程中思考問題或失誤的原因時,往往容易聚焦於「是誰的錯」,演變成追究責任或互相推卸責任。然而一旦追究起責任,重點可能就會變成捍衛個人立場的想法或發言,無法想出促進整個組織發展的好點子。進行反思時,比起追究問題或失誤的責任,更應追究問題或失誤發生的原因等業務流程或組織架構上的因素,進而探討改善的方法。召開檢討會時,請制定規則,避免流於針對個人的攻擊。

 

 

 

 

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