從最有貢獻的項目開始著手

在商務工作中,我們總是期待用最少成本獲得最大效益,因此原則上,從對達成目標最有貢獻的項目開始著手。簡而言之,假設有「每年可節省1萬小時的點子」和「每年可節省100 小時的點子」兩個選項時,就應該從前者開始著手

(假如還有其他不同條件,例如必須花費龐大預算才能節省較多時數等,則必須逐一考慮再選擇)。

 

開始執行課題時,一定會遇到時間及資本等資源限制。最理想的狀況,是從最有貢獻的課題開始完成,從容地營運,最後達成超出預設目標的成果。

每個人都知道這是最理想的狀況, 但實際上,仍有不少人總是沒來由拘泥於沒有貢獻的課題。此外,因為「一直以來都這麼做」而將資源浪費在對目標沒有貢獻的課題上,導致目標無法達成,也是常見的案例。除了選擇該做什麼,擁有選擇「不」做什麼的勇氣,也很重要。

 

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是否有貢獻因狀況而異

如前所述,決定課題的優先順序時,應該由「最有貢獻」的因素開始選擇。我想強調「貢獻的多少」會隨目的和狀況而改變。例如,對經營零售業、正面臨人手不足問題的A 公司來說,「招募員工」是當務之急,也是最重要的課題。而相對地,在只由少數精銳進行軟體研發,且即將發表該軟體的B 公司裡,招募新員工可能就沒那麼必要。換言之,我們必須根據不同狀況和時間點,來選擇決定優先順序的標準。同時,必須讓全體員工了解這個標準,再來討論優先順序。

 

概觀整體是關鍵

我們經常遇到必須「挑出某個選項」的情況,這時候能否一眼看清每個選項的概略資訊便格外重要。將整體概念視覺化時,最方便的工具就是「矩陣圖」。矩陣是在「m 行 × n 列」的圖形中畫出軸,用以替選項評分的方法,在運用框架時可說不可或缺。下圖就是最典型的2 行 × 2 列矩陣。

被軸分割的區塊稱為「象限」,請將選項放在各個象限裡。矩陣的好處,除了能讓我們概觀整體,掌握各個選項在評分標準中屬於哪個位階,也很容易針對每個象限提出對策,有助於銜接接下來的行動。

矩陣的具體範例,就是將急迫性與重要性當作標準,來檢討優先順序的「急迫性/重要性矩陣」。它是一款經典的框架,由於急迫又重要的課題會變得明確,因此在討論該從何處開始著手時相當有用。矩陣可以應用在各種狀況,讓我們先學會它的基本用法,未來便能靈活運用。

 

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