生活中看專案管理
一些專案經理人在生活中觀察到人們做事的狀況與態度,進而抒發其心中的感觸,並告知人們以專案管理的觀點來看,我們應該做到哪些相關的事情。
車流崩潰(breakdown)意思是在沒有交流道、道路縮減及其他影響的情況下,單純因為車輛過多、變換車道,或部分車輛怠速所造成的塞車現象。在沒有任何瓶頸下,高速公路的車輛密度大約在80台車/公里,前後車距約12.5公尺,此為臨界密度,當超過臨界密度後,因車輛彼此距離太近,前方車輛做出一些反應時(如煞車),後方車會比前方車反應還大,並一輛一輛往後傳(註1),這個現象在大家平常等紅綠燈時就可以明顯感受到,當前方車輛煞車再加速時(例如從紅燈轉為綠燈),後方的車通常在前方車已經確定往前後才會開始加速,因此越後面的車會發現綠燈已經亮了一段時間,自己卻還沒辦法前進。
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好的教練能夠整合團隊,讓球隊發揮最佳的戰力,但不可否認的是,最終我們(或sponsor)還是以是否取得冠軍(或季後賽)這個績效指標來評量一個總教練的成敗。能夠獲得冠軍殊榮的球隊,通常個別戰力不至於太差,只是缺乏某些關鍵因素,例如主力球員大牌難以駕馭、傷兵多、戰術配合度不夠等等,但,一個戰力不均等的球隊,若缺乏資源(例如球隊投入交易球員的資金)挹注,我們還會記得誰曾經帶領他們前進了幾個名次?
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在小公司,或正處於小主管位階的而言,由於本身工作型態的關係,常常必須處理性質完全不同的工作,例如剛晉升的技術主管,除了一半的時間得投入coding,還要掌控團隊進度,甚至規劃、設計流程,並對上司報告,提供策略。
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在「如果高校棒球隊女子經理讀了彼得.杜拉克」一書中,以名不見經傳的某高中棒球隊的故事來闡述管理大師杜拉克的理念,球隊女子經理運用管理知識帶領球隊改善體質,進而取得甲子園大賽資格。雖然小說內容是杜撰出來的,但以棒球作為管理教材的確是個很好的主題,因為棒球屬於團隊運動,組織中有明確分工,而每個成員也都有影響團隊成敗的關鍵行為。
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在專案規畫階段,即使大部分專案管理的文書作業都忽略不看,WBS或甘特圖通常還是很重要的一項,因為有了初階的工作計畫,PM才有辦法進行後續的追蹤。既然WBS是規劃的產出,那麼勢必要有參考或估算的基準,也因為估算難免與實際狀況會有些許落差,因此才需要不斷進行監控與改善。我們常說WBS是將專案工作拆解到足以掌控的大小(例如以80小時工作量為一個工作包之單位),但如何拆解成工作包又是一門學問。
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東方人,普遍來說,缺乏創意。現代大學生,你問他,畢業後準備做甚麼?你有什麼目標?有沒有什麼夢想?十個有九個,你會得到以下答案:不知道、如期畢業、考研究所、當兵、結婚、找工作、開網路商店、環遊世界、出國念書。從小就養成習慣,好像路只有一條,久了,也就不會想了!怎辦?
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怒海劫,改編自2009年索馬利海盜挾持美國貨輪快桅阿拉巴馬號船的事件,由於事件本身就充滿戲劇性,因此在沒有大幅修改劇情的情況下,透過電影畫面的修飾,就讓人彷彿親身經歷一般。你不得不讚嘆影帝湯姆漢克的精湛演技,尤其獲救後驚魂甫定的神情,還真讓人以為他就是菲利浦船長本人,當然,某部分也歸功於導演格林葛萊斯的執導特色,大量使用了逼近真實的場景(該片拍攝的船隻為阿拉巴馬號姊妹號)、演員(劇中海盜為葉門籍索馬利亞人、片尾軍醫為真實軍醫....),甚至在拍攝海盜登船之前,飾演船員和飾演海盜的演員們也被刻意隔離不曾碰面,增添了臨場刺激感。
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我們總是說PM要在風險徵兆出現時,適時做出反應,但若是專案很不幸地已經失控,又該如何解決呢?電影<醉後大丈夫>敘述道格(賈斯丁巴森 飾)在結婚的前兩天,跟三位伴郎,也就是他的兩個麻吉菲爾和史都(布萊德利古柏和艾德赫姆斯 飾)及未來的小舅子艾倫(查克葛里芬納奇 飾),四人開車到拉斯維加斯,打算展開他們畢生難忘的通宵狂歡派對。
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<危機倒數>The Hurt Locker,是一部描述拆彈小組在前線執行任務的英勇故事,由Kathryn Bigelow執導,拍出與市場風格截然不同的戰爭電影,讓我們在緊張的氛圍中,也感受到細膩的真實情感。當年<危機倒數>囊括了多項國際大獎,沒想到Kathryn Bigelow幾年後又推出以賓拉登為主題的<凌晨密令>,再次展現他獨特的說故事能力。
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若將正式拍攝前的準備工作以時序圖呈現,可以概略區分為資料準備、軟硬體準備兩大類,在資料部分,包括決定播報範圍、收集圖資、撰稿、內容分析、校稿等工作,軟硬體則包括攝影器材、燈光、音效、服裝儀容等。部分工作有其先後次序,當然也有能並行處理的項目,例如在確定播報內容並收集相關圖資後,便可同步進行撰稿及圖檔編修的工作,最後再統一進行場景套疊,因此,下圖(請略開始與結束日期)中黃色區塊就成為所謂的要徑。
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身為PM,在專案執行過程中總會遇到許多阻礙,有些來自專案外部,屬於可知的風險之一,比較麻煩的是發生在內部,特別對象是上司或sponsor。在溝通管理中一再強調要將「對的事情在對的時間用對的方式告知對的人」,意思就是提醒PM在對上司報告時,必須要切中要點,通常上司要知道的是專案的成效或進度,執行的細節(特別是技術過程)往往不需要花太多時間撰述,除非你的上司屬於親力親為的行動派。
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